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| Download do Manual de Onboarding de Entidades Públicas
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A adesão dos contraentes públicos (entidades da Administração Pública) à solução FE-AP é feita por etapas.
O modelo de adesão é iniciado pela entidade pública com o preenchimento de um questionário que visa caracterizar a entidade e obter contexto para o processo de adesão.
De acordo com as perspetivas de integração com os sistemas do cliente, que podem ser sistemas contabilísticos, de gestão documental ou outros sistemas de negócio, seguem-se duas fases de projeto que podem ser realizadas em simultâneo ou em modo sequencial:
- Adesão ao Portal da FE-AP, acedendo ao monitor de faturas eletrónicas, com capacidade para interagir com os fornecedores, para rececionar e conferir os documentos eletrónicos e sem implementar a componente tecnológica de comunicação com os sistemas do cliente.
- Integração com a solução FE-AP, implementando os serviços de comunicação e de integração com os sistemas, permitindo o registo contabilístico automatizado dos documentos de faturação e a recolha de informação desse mesmo registo. Esta fase implica um projeto com uma componente de desenvolvimentos e de testes entre sistemas.
O acesso direto à solução FE-AP, sem os serviços de integração, permitirá aos utilizadores aceder à solução, receber faturas eletrónicas, fazer a conferência das faturas diretamente no Portal da FE-AP, com a atualização do estado de negócio das mesmas. Será, ainda, possível fazer o download da fatura num formato legível (PDF) e classificar a fatura quanto às ações internamente desencadeadas.
Adicionalmente, o portal disponibiliza um conjunto de processos de diálogo com os fornecedores que se encontram totalmente desmaterializados, com vantagens para a simplificação e aceleração da conferência de documentos.
A eSPap recomenda que as entidades que pretendam aderir ao Portal da FE-AP com integrações iniciem o processo de adesão sem integração e, em seguida, desencadeiem os procedimentos necessários para a integração.
A troca efetiva de documentos eletrónicos com o Portal da FE-AP, em modo real, está condicionada à definição de uma data de entrada em produção (a ser comunicada aos fornecedores) e ao cumprimento de algumas formalidades do processo de adesão. Esta etapa será realizada diretamente no Portal da FE-AP garantindo, assim, o cumprimento da legislação através da:
- Submissão do pedido de adesão, no Portal da FE-AP;
- Entrega dos documentos que asseguram a autenticidade da entidade (segurança jurídica do processo de adesão);
- Entrega do contrato de adesão à solução FE AP, assinado pelo representante legal da entidade pública;
- Aceitação das condições do «Acordo tipo EDI europeu», aprovado pela Recomendação n.º 1994/820/CE, da Comissão, de 19 de outubro, previsto na alínea c) do n.º 2 do artigo 12.º e na primeira parte do artigo 14.º do Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro, e da Política de Privacidade da eSPap.
Todas as dúvidas, decorrentes do processo de adesão, devem ser submetidas através do formulário:
A adesão ao Portal da FE-AP por parte de novas entidades será realizada por vagas, permitindo dessa forma que os fornecedores assegurem as atividades de setup e as configurações necessárias à emissão de faturas eletrónicas para as novas entidades clientes. Para as entidades da Administração Pública, a entrada de novos fornecedores não implica qualquer setup apenas, se necessário, o ajuste de procedimentos internos. O planeamento de vagas será definido de acordo com os projetos em curso e com a confirmação de entradas em produção.
Sempre que a entidade cliente seja contactada por um fornecedor deve reencaminhar o contacto para o sítio da internet da eSPap -
onboarding de fornecedores - onde este poderá encontrar toda a informação necessária ao processo de adesão ao Portal da FE-AP.
Refere-se que o setup das entidades fornecedoras não é imediato e segue procedimentos internos distintos podendo, em alguns casos, demorar cerca de um mês.
A eSPap apoiará o fornecedor no sentido de garantir uma adesão realizada com qualidade, mediante o cumprimento de uma bateria de testes, a implementação das melhores práticas e casos de uso e a maximização dos campos desmaterializados que permita aumentar o potencial de automatização entre sistemas. De notar que, sempre que um fornecedor tenha uma relevância considerável para uma entidade da Administração Pública e, simultaneamente, tenha cenários de negócio ou procedimentos específicos, a eSPap poderá envolver o organismo na fase de testes com o fornecedor.
Por fim, destaca se a importância de consultar a
informação e as
FAQ sobre fatura eletrónica onde poderá encontrar informação de suporte, nomeadamente, os prazos para receção e processamento de faturas eletrónicas pelos organismos públicos, tipificação de entidades públicas para efeitos de adesão (vinculadas ou voluntárias), nos termos do Decreto-Lei n.º 123/2018, de 28 de dezembro, condições e benefícios de adesão.