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Onboarding de Fornecedores

Visão Geral
1. Pedido adesão
2. Testes
3. Pedido PRD
4. Validação PRD
5. FE-AP & EDI

Download do Manual de Onboarding de Fornecedores

(versão integral em pdf)

A adesão dos cocontratantes (fornecedores da Administração Pública) ao Portal da FE-AP é feita por etapas.

O modelo de adesão é iniciado pelo cocontratante com o preenchimento de um questionário. Seguem-se as etapas de configuração, definição e execução de casos de testes (em ambiente próprio) e de validação e ajustes (caso necessário). Todo este processo pode envolver eventuais parceiros (tecnológicos) e conta sempre com a supervisão e apoio da eSPap.

Após a fase de setup e testes, para iniciar a troca de documentos eletrónicos com o Portal da FE-AP, em modo real, é necessário definir uma data e formalizar esta adesão. Esta etapa será realizada diretamente no Portal da FE-AP, garantindo o cumprimento da legislação, através da:

Submissão do pedido de adesão, no Portal da FE-AP;
Entrega dos documentos que asseguram a autenticidade da entidade cocontratante (segurança jurídica do processo de adesão);
Aceitação das condições do «Acordo tipo EDI europeu», aprovado pela Recomendação n.º 1994/820/CE, da Comissão, de 19 de outubro, previsto na alínea c) do n.º 2 do artigo 12.º e na primeira parte do artigo 14.º do Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro.

Todas as dúvidas, decorrentes do processo de adesão, devem ser submetidas através do formulário:

Por fim, destaca-se a importância do fornecedor consultar a informação e as FAQ sobre fatura eletrónica, onde poderá encontrar informação de suporte, nomeadamente, os prazos para receção e processamento de faturas eletrónicas pelos organismos públicos, para quem vão emitir os documentos de faturação eletrónica.

No caso do cocontratante ser simultaneamente uma entidade pública aderente aos Serviços Partilhados de Finanças (solução GeRFiP), apenas será necessário efetuar o pedido de acesso ao Portal da FE-AP enviando um e-mail para: SPfin.fe-ap@ESPAP.gov.pt.

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1. Pedido de Adesão de Fornecedores à FE-AP.

O pedido de adesão faz-se através do preenchimento do questionário de Adesão de Fornecedores à FE-AP | Tipificação do Projeto (Norma CIUS-PT) – consultar versão pdf.

No questionário são recolhidos dados gerais do fornecedor, informação técnica de transmissão/comunicação, exemplos de documentos com as evidências de cada realidade e informação de volumetria. Com estes dados, a eSPap poderá apoiar o processo de mudança, analisar impactos e garantir a maximização de campos desmaterializados de modo o potenciar a automatização dos processos de conferência, processamento e pagamento.

Com a informação recolhida, a equipa de projeto da FE-AP, irá preparar o ambiente de testes:

Configurar o fornecedor no ambiente de testes:

Ligação às entidades públicas;
Parametrização das comunicações com o operador;

Configurar os e-mails de notificação;
Analisar os documentos recebidos;
Analisar as dúvidas recebidas;
Enquadrar boas práticas, caso aplicável.

Se subsistirem dúvidas na análise do questionário, a eSPap irá entrar em contacto com os fornecedores, para os endereços de e-mail da equipa de projeto indicados no questionário.

Após submissão do questionário, o fornecedor deve aguardar pela confirmação do setup em ambiente de testes e dos próximos passos de projeto, nomeadamente a data em que devem garantir a conectividade no ambiente de testes e a data de início de testes funcionais. A confirmação é enviada pela eSPap, por e-mail, para o responsável de projeto do fornecedor e para o parceiro tecnológico (se aplicável), endereço(s) esse(s) indicado(s) no questionário.

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2 - Análise, planeamento e execução de testes

Ao receber o e-mail da eSPap, o fornecedor deve enquadrar as sugestões e indicações de projeto e poderá iniciar a etapa de testes, com o envio dos mesmos para o respetivo ambiente, após a data indicada.

As comunicações necessárias para início da etapa de testes, no ambiente de testes, devem ser garantidas junto do parceiro tecnológico (se aplicável).

Será da responsabilidade do fornecedor executar/enviar o maior número de testes funcionais, comunicações e mensagens de estado, cobrindo as diversas situações comerciais, para garantir que, em ambiente de produção, não haverá necessidade de intervenção que poderá acarretar consequências no prazo de entrega das faturas e respetivos anexos.

Depois de concluída a fase de testes, com sucesso, o fornecedor deve preencher pedido de passagem a produção (identificado na etapa 3. Pedido PRD) com as evidências dos testes realizados, acedendo para o efeito o link foi disponibilizado pela eSPap no e-mail de confirmação enviado na etapa anterior.

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3 - Pedido de passagem a produção

O pedido de passagem a produção faz-se com a submissão do questionário de Adesão de Fornecedores à FE-AP | Pedido de passagem a produção – consultar versão pdf, através de um link enviado, nesta fase, pela eSPap.

Este questionário tem como objetivo garantir a validação total dos testes, quer de documentos eletrónicos quer de comunicações e mensagens de estado, bem como recolher informação que permita a preparação para o ambiente real (de produção). Alguns dados de produtivo, como as comunicações, equipe de projeto, data de arranque, podem mesmo ser diferentes das indicadas para o ambiente de testes.

Com a identificação dos documentos eletrónicos enviados para o ambiente de simulação/testes e demais informações complementares remetidas, a equipa da eSPap inicia a etapa de validação da informação submetida. A análise é feita sobre os documentos enviados, incidindo sobre o conteúdo, a estruturação da informação e a representatividade dos dados/cenários de negócio.

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4 - Validação e plano de passagem a produção

Depois de receber o questionário do pedido de passagem para produção, submetido pelo fornecedor, a eSPap irá enviar um e-mail de notificação com o resultado da validação da informação e evidências, indicando que o fornecedor está apto a enviar documentos para o ambiente real (de produção).

A data de entrada em produção vai constar do conteúdo do referido e-mail, em função do planeamento das vagas de adesão definidas pela eSPap.

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5 - Adesão à solução FE-AP & acordo EDI

Para formalizar o processo de adesão, o fornecedor é convidado a entrar no link de acesso ao Portal da solução FE-AP, recebido no e-mail de validação da etapa anterior.

O pedido de adesão – consultar versão pdf - efetuado no Portal da FE-AP constitui a formalização legal e pública, por parte do fornecedor, do acesso à faturação eletrónica através da solução FE-AP, fornecida pela eSPap. Esta formalização é materializada com o preenchimento dos seguintes dados:

Dados da entidade (NIF e Nome);
Documentos de autenticação e verificação da entidade (Certidão Permanente do Registo Comercial, Documento dos Representantes Legais e Procuração);
Identificação do utilizador administrador (agilizado na FE-AP);
Contactos para envio de notificações por e-mail para as notificações em produção;
Aceitação dos termos e condições do «Acordo tipo EDI europeu» (que garante a autenticidade da origem e a integridade do conteúdo dos documentos emitidos por via eletrónica) – consultar versão pdf;
Aceitação da política de privacidade da eSPap.

A informação submetida através do Portal da FE-AP será validada pela eSPap, para garantir a autenticidade dos dados submetidos (NIF e documentos respetivos do fornecedor).

Após submissão da formalização do pedido de adesão, a eSPap confirma a ativação do fornecedor na FE-AP.

O contacto indicado pelo fornecedor no pedido, irá receber um e-mail a confirmar a adesão ao Portal da Fatura Eletrónica na Administração Pública – Portal da FE-AP:

GeRFiPGestão de Recursos Financeiros
SIGOGestão Orçamental do Estado
SIGORAMGestão Orçamental RAM
FE-APFatura Eletrónica na AP

Contactos SP FIN

e-mail:

cc@espap.gov.pt

telefone: (+351) 214 723 390