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Serviços Partilhados de Finanças

  • Apresentação
  • Recursos Financeiros
  • Recursos Orçamentais
  • Fatura Eletrónica
  • Legislação

 

Integração, normalização e boas práticas nos processos financeiros e logísticos pelos serviços partilhados na Administração Pública.

A eSPap disponibiliza Serviços Partilhados de Finanças na Administração Pública, tendo como objetivo a integração e normalização de processos, bem como a potenciação de boas práticas, contribuindo para o aumento de eficácia e eficiência e consequente redução de custos nos serviços da Administração Pública.

Os Serviços Partilhados de Finanças assentam a sua oferta em três dimensões:

dimensões

 

Implementação de Programas Transformacionais na Gestão Financeira Pública.

Os Serviços Partilhados de Finanças, em articulação com a Direção-Geral do Orçamento (DGO), Direção Regional do Orçamento e Tesouro da RAM (DROT) e com a Unidade de Implementação da Lei de Enquadramento Orçamental (UniLEO), estão a operacionalizar os seguintes programas transformacionais:

    • Gestão de Recursos Financeiros em modo Partilhado;
    • Sistemas Orçamentais – Sistemas Centrais do Orçamento do Estado (OE) e do Orçamento da Região Autónoma da Madeira (RAM);
    • Fatura Eletrónica na Administração Pública. 

Principais benefícios dos Serviços Partilhados de Finanças:

  • Normalização, otimização e automatização de processos em cumprimento com a legislação;
  • Implementação de melhores práticas transversalmente à Administração Pública;
  • Concentração e racionalização de recursos humanos especializados, garantindo a qualidade da informação;
  • Aumento da abrangência, tempestividade, fiabilidade, transparência e controlo da informação financeira, potenciando a capacidade de tomada de decisão;
  • Racionalização do investimento público em tecnologias de informação. 

Gestão de Recursos Financeiros em modo Partilhado – GeRFiP.

Os Serviços Partilhados de Finanças suportam a sua oferta na solução de Gestão de Recursos Financeiros em modo Partilhado (GeRFiP). O GeRFiP permite a qualquer serviço, independentemente da sua dimensão, regime de autonomia, setor de atividade ou localização geográfica, dispor de uma ferramenta de suporte à gestão, económica e patrimonial.

 

Arquitetura da solução GeRFiP.

Assente numa arquitetura SOA (service oriented architecture) o GeRFiP mapeia processos típicos administrativos e financeiros, embebidos na solução tecnológica, e permite processos ad-hoc. Integra as seguintes componentes:

  • Motor de CRM - customer relationship management (da microsoft) que permite estabelecer interação com os serviços clientes, gerindo os pedidos de serviço e intervenção, gerando estatísticas de forma automática para controlo de SLA (service level agreements);
  • Interface gráfico ao utilizador (portal desenvolvido em sharepoint) que integra processos como o ciclo de despesa, ou o processamento de receita;
  • Motor de workflow (em sequence) que, conjuntamente com a solução de interface gráfico, mapeia processos e gere a sequencialidade de tarefas, salvaguardando a segregação de funções, bem como permite gerar automatismos como a integração de interfaces;
  • Integrador de middleware (em biztalk), que processa a integração entre a camada de interface gráfico e o workflow com os demais componentes;
  • Base ERP - Enterprise Resource Planning (da SAP), numa evolução da solução RIGORE desenvolvida pelo Ministério das Finanças.

A arquitetura atual potencia o diálogo do GeRFiP com qualquer outro sistema criando, assim, mecanismos de interoperabilidade que facilitam a partilha de dados, que evitam a repetição e proliferação de dados entre os vários sistemas e que potenciam que cada sistema seja efetivamente owner dos seus dados disponibilizando-os para consulta.

Por outro lado, no sentido de melhorar a eficácia dos serviços e reduzir custos operacionais, o GeRFiP disponibiliza um modelo partilhado de interfaces concebidos com o objetivo de uniformizar regras e procedimentos de integração massiva de dados. Este modelo garante a efetiva otimização e gestão de recursos partilhados e, simultaneamente, a qualidade dos dados integrados.

Principais características do modelo de integração massiva de dados:

  • Tipo de ligação - máquina a máquina ou integração orquestrada por um processo em workflow;
  • Tipo de input - ficheiros de XML ou folha de excel simplificada;
  • Modelo semântico - conjunto de campos pré-definidos para a integração dos dados, com estrutura única por cenário de negócio: vencimentos, receita, despesa, stocks, outros;
  • Regras de Integração:
    • No processo de submissão são efetuadas validações prévias à integração validando a integração de dados não existentes, de dados errados e de montantes ou quantidades ultrapassadas. Com esta validação evita-se o registo parcial de informação com uma penalização na correção dos dados à posteriori;
    • Pré-prenchimento de informação automatizada com base em cenários de negócio e tipologia de processos;
    • Disponibilização de log em XML ou excel com o resultado da integração.

A solução GeRFiP, através da sua arquitetura, facilita a prestação de serviços de alto valor acrescentado como os fechos periódicos, incluindo contas de gerência, a normalização de procedimentos, bem como a criação de uma base de conhecimento comum alargada na Administração Pública.

 

Solução central disponibilizada em regime de SAAS (software as a service).

Integra funcionalidades de controlo e disponibilização de informação:

  • Carregamento do Orçamento do Estado aprovado pela Assembleia da República;
  • Carregamento do valor de cativos determinado pelo Secretário de Estado do Orçamento;
  • Integração (umbilical) com sistemas centrais;
  • Reporte de ficheiros no Sistema Central de Contabilidade e Contas Públicas (S3CP da UniLEO).

 

Solução GeRFiP 3.1 – contabilização em SNC-AP.

A solução de Gestão de Recursos Financeiros em modo Partilhado – GeRFiP 3.1 – integra a gestão orçamental, financeira, patrimonial e logística, com base no Plano Oficial de Contabilidade Pública (POC-P) e permite também a contabilização de acordo com o Sistema de Normalização Contabilística para as Administrações Públicas (SNC-AP), nas áreas:

Áreas funcionais

A solução GeRFiP 3.1 – contabilização em SNC-AP – entrou em produção no dia 1 de janeiro de 2018. Com esta solução foi dada resposta ao Decreto-Lei n.º 192/2015, de 11/09 (SNC-AP), ao Decreto-Lei n.º 85/2016, de 21/12 (alteração ao SNC-AP) e à Norma Técnica N.º 1/2017, de 20/06, da UniLEO (Instruções para a integração de informação orçamental e económico-financeira no Sistema Central de Contabilidade e Contas Públicas (S3CP)).

O projeto GeRFiP 3.1 foi desenvolvido pela eSPap, sem acréscimo de encargos para as entidades, garantindo assim a racionalização do investimento público em tecnologias de informação. Esta racionalização é possível pela utilização de um sistema único que permite a obtenção de economias de escala, não só na sua conceção, como também na evolução e adaptação à legislação em vigor.

 

Modalidades de prestação de serviços GeRFiP, por opção do cliente:

  • Partilha de serviços – contempla:
    • A disponibilização e a manutenção da solução tecnológica GeRFiP 3.1, alojada em infraestrutura da eSPap; 
    • A execução de processos e atividades pela eSPap, por conta do cliente, de acordo com a atribuição de responsabilidades a cada uma das partes;
    • A disponibilização de equipas especializadas para realização de atividades centralizadas e de helpdesk.
  • Partilha de plataforma – contempla:
    • A disponibilização e a manutenção da solução tecnológica GeRFiP 3.1, alojada em infraestrutura da eSPap, cabendo ao cliente a execução dos processos orçamentais, financeiros, patrimoniais e logísticos no âmbito da sua atividade;
    • A disponibilização de equipas especializadas para realização de atividades centralizadas e de helpdesk.

A Direção-Geral do Orçamento (DGO), a Direção Regional do Orçamento e Tesouro (DROT) e a eSPap, em articulação, atualizam e suportam os Sistemas Centrais do Orçamento do Estado (OE) e do Orçamento da Região Autónoma da Madeira (RAM).

O acesso aos sistemas orçamentais do Orçamento do Estado é feito através do Sistema de Informação de Gestão Orçamental (SIGO).

O acesso aos sistemas orçamentais da RAM é feito através do portal designado Sistema de Informação de Gestão Orçamental da RAM (SIGORAM).

 

SIGO - Sistema de Informação de Gestão Orçamental do Estado

Os Sistemas Centrais do Orçamento do estado (OE) destinam-se à Direção-Geral do Orçamento (DGO), à Assembleia da República (AR), ao Tribunal de Contas (TdC), ao Instituto Nacional de Estatística (INE), às Entidades Coordenadoras, aos Serviços Integrados (SI) e aos Serviços e Fundos Autónomos (SFA). Permitem o controlo e validação da informação registada por parte da DGO.

O portal SIGO permite o acesso aos seguintes sistemas:

  • SOE | Sistema de Orçamento do Estado - suporta a elaboração do Orçamento de Estado, nas suas componentes despesa e receita, desde a fase de recolha da proposta de orçamento, elaborada pelos serviços, até à fase de aprovação, fornecendo informação a ser entregue à Assembleia da República. Durante a fase de execução dá suporte à gestão de serviços, programas e medidas;
  • CGE | Conta Geral do Estado – suporta a elaboração da Conta Geral do Estado (CGE), no que se refere à disponibilização da informação a incluir no relatório da Conta Geral do Estado;
  • COR | Controlo Orçamental - suporta a execução do Controlo Orçamental (COR) dos Serviços Integrados através da centralização da informação necessária para o cumprimento da legislação em vigor. Permite o tratamento da informação referente às alterações orçamentais a ser enviada ao Tribunal de Contas;
  • SCC | Sistema Central de Contabilidade - centraliza e consolida a informação relativa aos orçamentos de investimento e funcionamento dos Serviços Integrados e a respetiva execução;
  • SCEP | Sistema Central de Encargos Plurianuais - suporta a recolha dos encargos plurianuais celebrados pelos Serviços Integrados e pelos Serviços e Fundos Autónomos, no que se refere à sua caracterização, escalonamento ao longo dos anos e respetivos pagamentos. A informação recolhida faz parte integrante da proposta de Orçamento de Estado e da Conta Geral do Estado, através da publicação do mapa XVII, constante na Lei do Enquadramento Orçamental;
  • SFA | Sistema dos Serviços e Fundos Autónomos - suporta a recolha da execução, alterações orçamentais, neutralidade de fundos e stock da dívida, dos Serviços e Fundos Autónomos;
  • SIPI | Sistema de Informação de Projetos de Investimento - permite controlar a informação da execução dos projetos de investimento, nas vertentes de programação material e financeira, dos diversos organismos da Administração Central;
  • SGR | Sistema de Gestão da Receita - regista as informações relativas à administração e contabilização de receitas e operações do tesouro dos Serviços da Administração Pública Central. O SGR destina-se aos Serviços Integrados da Administração Pública Central;
  • SCR | Sistema Central de Receitas - suporta a centralização das propostas de orçamento dos balcões administradores de receita e a emissão do mapa I, constante na Lei do Enquadramento Orçamental, bem como a consolidação da informação contabilística relativa a receitas do Estado e operações de tesouraria. O SCR destina-se à DGO, TdC e AR. 
  • Outros módulos de reporte orçamental para os Serviços Integrados e Serviços e Fundos Autónomos - encargos com pessoal e recolha dos encargos assumidos e não pagos.

O portal SIGO gere os acessos, a autenticação e a segurança dos utilizadores. Constitui um meio de divulgação de informação junto das entidades da Administração Central.

SIGORAM - Sistema de Informação de Gestão Orçamental da RAM

Os Sistemas Centrais de gestão orçamental da Região Autónoma da Madeira (RAM) destinam-se à Presidência do Governo Regional da Madeira, à Direção Regional do Orçamento e Tesouro (DROT), às Secretarias Regionais, ao Tribunal de Contas - Secção Regional da Madeira e à Assembleia Legislativa da Madeira. Permitem o controlo e validação da informação registada por parte da DROT.

O portal SIGORAM permite o acesso aos seguintes sistemas:

  • SOE | Sistema de Orçamento da RAM - suporta a elaboração do Orçamento da RAM, nas suas componentes despesa e receita, desde a fase de recolha da proposta de orçamento, elaborada pelos serviços, até à fase de aprovação, fornecendo informação a ser entregue à Assembleia Legislativa;
  • CGE | Conta Geral da RAM – suporta a elaboração da Conta Geral da RAM (CGE), no que se refere à disponibilização da informação a incluir no relatório da Conta Geral da RAM;
  • COR | Controlo Orçamental da RAM - suporta a execução do Controlo Orçamental (COR) dos Serviços Integrados através da centralização da informação necessária para o cumprimento da legislação em vigor. Permite o tratamento da informação referente às alterações orçamentais a ser enviada ao Tribunal de Contas;
  • SCEP | Sistema Central de Encargos Plurianuais da RAM - suporta a recolha dos encargos plurianuais celebrados pelos Serviços Integrados e pelos Serviços e Fundos Autónomos, no que se refere à sua caracterização, escalonamento ao longo dos anos e respetivos pagamentos. A informação recolhida faz parte integrante da proposta de Orçamento da RAM e da Conta Geral da RAM;
  • SFA | Sistema dos Serviços e Fundos Autónomos da RAM - suporta a recolha da execução, alterações orçamentais, neutralidade de fundos e stock da dívida, dos Serviços e Fundos Autónomos;
  • SIPI | Sistema de Informação de Projetos de Investimento da RAM - permite controlar a informação da execução dos projetos de investimento, nas vertentes de programação material e financeira, dos diversos organismos da RAM;
  • Outros módulos de reporte orçamental para os Serviços Integrados e Serviços e Fundos Autónomos - encargos com pessoal e recolha dos encargos assumidos e não pagos.

O portal SIGORAM gere os acessos, a autenticação e a segurança dos utilizadores. Constitui um meio de divulgação de informação junto das entidades da Região Autónoma da Madeira.

Implementação da faturação eletrónica nos contratos públicos.

A eSPap coordena a implementação da Fatura Eletrónica na Administração Pública (FE-AP). Com o Decreto-Lei n.º 123/2018, de 28 de dezembro, (ver linguagem clara) foi atribuída à eSPap a competência para emitir requisitos técnicos e funcionais que suportem a implementação da faturação eletrónica, desenvolver instrumentos de apoio às entidades abrangidas e fornecer a solução para receção e processamento de faturas eletrónicas. O valor a pagar pela solução será aprovado por despacho do membro do Governo responsável pela área das finanças.

As datas de início da obrigatoriedade de emissão, receção e processamento de faturas eletrónicas, no âmbito da contratação pública, constam do n.º 3 do artigo 9.º do Decreto-Lei n.º 111-B/2017, de 31/08, na redação que lhe é dada pelo artigo 2.º do Decreto-Lei n.º 123/2018, de 28/12, alterado pelo Decreto-Lei n.º 14-A/2020, de 7/04.

Modelo de Governação para implementação da FE-AP

O Decreto-Lei n.º 123/2018, de 28 de dezembro define o modelo de governação para implementação da faturação eletrónica nos contratos públicos.

Intervenientes diretos no programa de implementação da fatura eletrónica.

A utilização da fatura eletrónica nos contratos públicos, quer a emissão quer a receção, será feita de forma gradual pelos contraentes públicos e cocontratantes.

São contraentes públicos, o Estado, as Regiões Autónomas, as autarquias locais, os institutos públicos, o Banco de Portugal e as restantes entidades identificadas no artigo 3.º do Código dos Contratos Públicos (CCP) - Decreto-Lei n.º 111-B/2017, de 31 de agosto. Exemplos de contraentes públicos: Direção-Geral ou Regional, Governo Regional, Município, Freguesia, Agrupamento de Escolas, Hospital, outras entidades maioritariamente financiadas com dinheiro público.

São cocontratantes as entidades que contratualizem com um contraente público, tipicamente os fornecedores da Administração Pública. Podem ser entidades privadas ou entidades públicas (quando fornecem a AP).

São micro, pequenas e médias empresas as definidas nos termos da Recomendação 2003/361/CE, da Comissão Europeia, de 6 de maio de 2003:

  • Microempresa - emprega menos de 10 pessoas e tem volume de negócios anual ou balanço total anual igual ou inferior a 2 milhões de euros;
  • Pequena empresa – emprega menos de 50 pessoas e tem volume de negócios anual ou balanço total anual igual ou inferior a 10 milhões de euros;
  • Média empresa - emprega menos de 250 pessoas e tem volume de negócios anual igual ou inferior a 50 milhões de euros ou balanço total anual igual ou inferior a 43 milhões de euros;
  • Grande empresa - emprega mais de 250 pessoas ou tem volume de negócios anual superior a 50 milhões de euros ou balanço total anual superior a 43 milhões de euros.

Prazos de implementação da fatura eletrónica.

Governação

Consultar árvores de decisão com os prazos de receção de faturas eletrónicas pelos contraentes públicos e com os prazos de emissão de faturas eletrónicas pelos fornecedores da AP.

Enquadramento do programa de implementação da FE-AP.

O programa de implementação da FE-AP foi impulsionado pela Diretiva n.º 2014/55/UE, do Parlamento Europeu e do Conselho, de 16 de abril de 2014, relativa à faturação eletrónica nos contratos públicos (i.e. emissão, transmissão, receção e processamento em formato digital de faturas de acordo com formatos e regras definidas pela Comissão Europeia).

O Relatório da proposta de Orçamento do Estado para 2019 atribui uma dimensão estratégica à implementação da fatura eletrónica para a Administração Pública assumindo-a como um programa de transformação digital assente na normalização, otimização e automatização processual dos ciclos da despesa e da receita, nas vertentes procedimental e administrativa, contabilística e de interoperabilidade, potenciando, ainda, a Reforma da Gestão da Tesouraria Pública preconizada pela nova Lei de Enquadramento Orçamental.

Está em curso um processo colaborativo da Unidade de Implementação da Lei de Enquadramento Orçamental (UniLEO) com a eSPap que promove a integração da fatura eletrónica no novo Sistema de Informação para a Gestão Financeira Pública (SIGFinP).

A Portaria n.º 289/2019, de 5 de setembro, regulamenta os aspetos complementares da fatura eletrónica e sistematiza o modelo de governação cometido à eSPap. Os requisitos técnicos e funcionais que suportam a implementação da fatura eletrónica estão publicados em Normas sobre Fatura Eletrónica. No âmbito da coordenação, do acompanhamento e da gestão da mudança o sítio da eSPap está em constante atualização com a divulgação dos contributos das entidades públicas, operadores económicos, prestadores de serviços e demais operadores de faturação eletrónica.

Ferramentas elétronicas de apoio às entidades abrangidas.

O portal da Fatura Eletrónica na Administração Pública – FE-AP – constitui-se como a Gateway do Estado pois permite rececionar faturas e documentos retificativos em formato eletrónico, garantindo o controlo e monitorização de todas as etapas do processo.

O portal Business to AP – B2AP – um portal colaborativo de relacionamento dos fornecedores com a Administração Pública, suportando o relacionamento desmaterializado e colaborativo no âmbito da fatura eletrónica.

Fornecedores da Administração Pública (privados ou públicos)

Adesão de fornecedores à fatura eletrónica na AP.

Os fornecedores que pretendem iniciar o processo de transformação devem consultar o guia de implementação CIUS-PT disponível nas Normas sobre Fatura Eletrónica.

A adesão dos cocontratantes à solução FE-AP segue um protocolo repartido por várias etapas em que a eSPap acompanha o fornecedor, presta o apoio e a segurança necessárias à integração com sucesso neste programa digital. Neste sentido, encontra-se disponível abaixo o Onboarding de Fornecedores, bem como o respetivo manual, com indicação de todas as etapas necessárias para adesão à solução FE-AP.

Formulário Fornecedores 

Formulário Fornecedores

A eSPap, em 2015, com base diretiva, deu início à implementação de um programa de fatura eletrónica nos Serviços Partilhados de Finanças. Este projeto piloto com os fornecedores assentou na receção de faturas eletrónicas num template baseado no formato e regras da diretiva comunitária (Norma Técnica UBL2.1 eSPap). No entanto, após a publicação da Norma Europeia de fatura eletrónica, em 2017, e de acordo com as diretrizes da Comissão Europeia, o formato acima referido foi ajustado para um novo modelo de dados com a denominação CIUS-PT e que assentará nos formatos UBL2.1 e CEFACT.

O modelo CIUS-PT encontra-se em fase de implementação cabendo à eSPap a recolha, centralização, avaliação de impacto e tratamento de propostas de melhoria contínua.

O template utilizado no piloto, Norma Técnica UBL2.1 eSPap, será descontinuado à medida que o modelo da união europeia CIUS-PT vai sendo adotado na faturação eletrónica.

Prazos para emissão de faturas eletrónicas pelos fornecedores da AP (outbound).

Os fornecedores da AP (enquanto cocontratantes ao abrigo do CCP) são obrigados a emitir faturas eletrónicas, de acordo com as regras definidas no artigo 299.º-B do CCP, nos prazos estabelecidos no n.º 3 do artigo 9.º do Decreto-Lei n.º 111-B/2017, de 31/08. A redação dos prazos é dada pelo artigo 2.º do Decreto-Lei n.º 123/2018, de 28/12, alterado pelo Decreto-Lei n.º 14-A/2020, de 7/04, isto é, a partir de:

  • 1 de janeiro de 2021, para as grandes empresas;
  • 1 de julho 2021, para pequenas e médias empresas;
  • 1 de janeiro de 2022, para as micro empresas e para as entidades públicas enquanto entidades cocontratantes.

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 Fornecedores

Consultar árvore de decisão com os prazos de emissão de faturas eletrónicas pelos fornecedores da AP (outbound).

São cocontratantes as entidades que contratualizem com um contraente público, tipicamente os fornecedores da Administração Pública. Podem ser entidades privadas ou entidades públicas (quando fornecem a AP).

São micro, pequenas, médias e grandes empresas as definidas nos termos da Recomendação 2003/361/CE, da Comissão Europeia, de 6 de maio de 2003:

  • Microempresa - emprega menos de 10 pessoas e tem volume de negócios anual ou balanço total anual igual ou inferior a 2 milhões de euros;
  • Pequena empresa – emprega menos de 50 pessoas e tem volume de negócios anual ou balanço total anual igual ou inferior a 10 milhões de euros;
  • Média empresa - emprega menos de 250 pessoas e tem volume de negócios anual igual ou inferior a 50 milhões de euros ou balanço total anual igual ou inferior a 43 milhões de euros;
  • Grande empresa - emprega mais de 250 pessoas ou tem volume de negócios anual superior a 50 milhões de euros ou balanço total anual superior a 43 milhões de euros.

São contraentes públicos, o Estado, as Regiões Autónomas, as autarquias locais, os institutos públicos, o Banco de Portugal e as restantes entidades identificadas no artigo 3.º do Código dos Contratos Públicos (CCP) - Decreto-Lei n.º 111-B/2017, de 31 de agosto. Exemplos de contraentes públicos: Direção-Geral ou Regional, Governo Regional, Município, Freguesia, Agrupamento de Escolas, Hospital, outras entidades maioritariamente financiadas com dinheiro público.

O modelo de governação definido pelo Decreto-Lei n.º 123/2018, de 28/12, prevê que a solução para implementação da FE-AP fornecida pela eSPap, no âmbito dos Serviços Partilhados de Finanças, possa ser utilizada por todas as entidades públicas mediante adesão voluntária, sendo a administração direta do Estado e os institutos públicos considerados organismos vinculados.

Consulte a lista atual das entidades aderentes à solução FE-AP (FE-AP inbound), atualmente a rececionar faturas e documentos retificativos em formato eletrónico. Pode, também, aceder à lista de entidades vinculadas, no entanto, o processo de adesão é gradual.

Condições de sintaxe, semântica e correspondências de sintaxe.

O modelo de dados semânticos proposto para a Norma Portuguesa – CIUS-PT – bem como a lista de sintaxes a que devem respeitar os documentos de faturação eletrónica, no cumprimento da Norma Europeia EN 16931-2017, de 28 de junho de 2017 do Comité Europeu de Normalização, estão disponíveis nas Normas Técnicas e Funcionais.

As opções de implementação em Portugal estão alinhadas com as estratégias e decisões dos restantes estados membros facilitando, assim, o diálogo e o comércio transfronteiriço dentro de um quadro de segurança jurídica.

Entidades da Administração Pública (solução FE-AP)

Adesão dos organismos da Administração Pública à solução FE-AP.

A eSPap disponibiliza aos organismos da Administração Pública o sistema de faturação eletrónica designado por solução FE-AP (conforme disposto no artigo 3.º do Decreto-Lei n.º 123/2018, de 28/12). A solução FE-AP permite a receção e processamento de faturas eletrónicas, pelas entidades públicas (FE-AP inbound) e a emissão e/ou transmissão de faturas eletrónicas para as Administrações Públicas (FE-AP outbound).

Para entidades públicas utilizadoras da solução GeRFiP (clientes dos Serviços Partilhados de Finanças) a integração é direta com a solução FE-AP.

Para as entidades da Administração Pública que não sejam clientes dos Serviços Partilhados de Finanças, da eSPap, a comunicação da solução FE-AP com os sistemas contabilísticos que não sejam GeRFiP faz-se através da utilização de web services, disponibilizados num catálogo de serviços digitais desenvolvidos para suportar os processos de conferência e de contabilização.

O processo de adesão à solução FE-AP é feito por etapas e é acompanhado pelos Serviços Partilhados de Finanças.

Para entidades com interesse no serviço de receção e processamento de faturas eletrónicas encontra-se disponível abaixo o onboarding de Entidades Públicas, bem como o respetivo manual, com indicação de todas as etapas necessárias para adesão à solução FE-AP inbound.

As entidades que pretendem manifestar interesse no serviço de emissão e/ou transmissão de faturas eletrónicas para as Administrações Públicas (FE-AP outbound), ou tenham dúvidas relacionadas com o procedimento de onboarding de Entidades Públicas, devem submeter um pedido de apoio sobre fatura eletrónica no formulário abaixo.


Prazos para receção e processamento de faturas eletrónicas pelos organismos (contraentes) públicos (inbound).

Os organismos da AP, enquanto contraentes públicos ao abrigo do artigo 3.º do Código dos Contratos Públicos (CCP), são obrigados a receber e a processar faturas eletrónicas nos prazos estabelecidos no Decreto-Lei n.º 123/2018, de 28/12, isto é, a partir de:

  • 18 de abril de 2019, Estado (administração direta e órgãos de soberania) e institutos públicos;
  • 18 de abril de 2020, restantes contraentes públicos referidos no artigo 3.º do CCP: Regiões Autónomas; autarquias locais; entidades administrativas independentes; Banco de Portugal; fundações públicas; associações públicas; e outras entidades abrangidas.

Contraentes

Consultar árvore de decisão com os prazos de receção de faturas eletrónicas pelos contraentes públicos (inbound).

Salienta-se que os organismos da AP, enquanto entidades cocontratantes ao abrigo do CCP (fornecedores da AP), são obrigados a emitir faturas eletrónicas a partir de 1 de janeiro de 2022, de acordo com as regras definidas no artigo 299.º-B do CCP, nos prazos estabelecidos no n.º 3 do artigo 9.º do Decreto-Lei n.º 111-B/2017, de 31/08. A redação dos prazos é dada pelo artigo 2.º do Decreto-Lei n.º 123/2018, de 28/12, alterado pelo Decreto-Lei n.º 14-A/2020, de 7/04.

São entidades da Administração direta do Estado todos os órgãos, serviços e agentes integrados na pessoa coletiva Estado, por exemplo, Direções-Gerais organizadas por Ministérios e Direções Regionais.

Os órgãos de soberania são o Presidente da República, a Assembleia da República, o Governo e os Tribunais.

Os institutos públicos integram a Administração indireta do Estado.

 

Entidades voluntárias e vinculadas à solução FE-AP.

O modelo de governação definido pelo Decreto-Lei n.º 123/2018, de 28/12, prevê que a solução para implementação da FE-AP fornecida pela eSPap, no âmbito dos Serviços Partilhados de Finanças, possa ser utilizada por todas as entidades públicas mediante adesão voluntária, sendo a administração direta do Estado e os institutos públicos considerados organismos vinculados.

São entidades vinculadas à utilização da solução FE-AP (consultar lista de entidades vinculadas): 

  • Os organismos da Administração direta do Estado, ou seja, todos os órgãos, serviços e agentes integrados na pessoa coletiva Estado, por exemplo, Direções-Gerais, Direções Regionais, Secretarias Gerais, DGEstE, ASAE, AT, IGF, entre outras;
  • Os institutos públicos, por exemplo, a eSPap, o IAPMEI, o INEM, o IPDJ, ISS, entre outros.

São consideradas entidades voluntárias, para aceder à solução FE-AP, todos os serviços e entidades que não sejam vinculados, incluindo:

  • A Presidência da República;
  • A Assembleia da República;
  • A Procuradoria-Geral da República;
  • Os tribunais;
  • As entidades administrativas independentes, com funções de regulação;
  • As entidades do setor público empresarial;
  • As instituições de ensino superior públicas previstas na Lei n.º 62/2007, de 10/09, independentemente da sua natureza.


Solução de Fatura Eletrónica na Administração Pública (solução FE-AP).

A solução FE-AP disponibilizada pela eSPap permite a receção, processamento e transmissão de documentos de faturação, exclusivamente em formato eletrónico, subjacentes à relação comercial estabelecida entre contraentes públicos e cocontratantes, no âmbito da execução de contratos públicos.

A adesão à solução FE-AP inclui os seguintes serviços:

  • Serviço de suporte – Apoio na adesão e suporte na utilização da solução FE-AP;
  • Serviço de inbound – Receção e gestão de faturas e demais documentos fiscalmente relevantes, emitidos por via eletrónica;
  • Serviço de outbound – Transmissão de faturas e demais documentos fiscalmente relevantes, emitidos por via eletrónica;
  • Serviços conexos – Evolução e melhoria contínua da solução FE-AP, arquivo digital e mecanismos de interoperabilidade.

 

Os serviços FE-AP inbound e FE-AP outbound podem ser implementados de forma faseada e são independentes.

O serviço FE-AP outbound assegura a autenticidade da origem e a integridade do conteúdo das faturas e demais documentos fiscalmente relevantes emitidos por via eletrónica. Após celebração do contrato de adesão ao serviço FE-AP outbound, as faturas emitidas por via eletrónica com assinatura eletrónica qualificada do presidente do Conselho Diretivo da eSPap, cumprem os requisitos legais impostos aos sujeitos passivos de IVA na emissão de faturas por via eletrónica, para efeitos das alíneas a) e b) do n.º 2 do artigo 12.º do Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15/02 (conforme n.º 8 do artigo 3.º do Decreto-Lei n.º 123/2018, de 28/12, alterado pelo Decreto-Lei n.º 14-A/2020, de 7/04).

O presidente do Conselho Diretivo da eSPap exerce os poderes concretos de representação da eSPap, conforme artigo 5.º da Lei orgânica da eSPap (Decreto-Lei n.º 117-A/2012, de 14/06), em articulação com o disposto no n.º 3 do artigo 21.º da Lei quadro dos institutos públicos (Lei n.º 3/2004, de 15/01).

A adesão à solução FE-AP compreende a utilização das seguintes ferramentas eletrónicas:

  • o portal da Fatura Eletrónica na Administração Pública – FE-AP, ferramenta de troca de documentos eletrónicos, para uso das entidades públicas;
  • o portal Business to AP – B2AP, ferramenta eletrónica de diálogo para uso dos fornecedores da Administração Pública, enquanto cocontratantes, no acompanhamento da entrega e evolução dos estados das faturas eletrónicas. 

A arquitetura técnica e a arquitetura de processos destas ferramentas foram concebidas segundo o princípio da interoperabilidade dos processos, entre ferramentas, criando assim uma visão única do estado da fatura eletrónica. O princípio da interoperabilidade também se encontra disponível com outras soluções da Administração Pública.

O portal da Fatura Eletrónica na Administração Pública (FE-AP) constitui-se como a Gateway do Estado pois permite rececionar faturas e documentos retificativos em formato eletrónico, garantindo o controlo e monitorização de todas as etapas do processo:

  • Receção;
  • Validação;
  • Arquivo;
  • Conferência;
  • Processamento nos sistemas contabilísticos.

A solução FE-AP está disponível para qualquer entidade pública e permite uma integração direta com a solução GeRFiP ou, via web services, com qualquer outro sistema contabilístico ou de gestão documental. Para além da troca de documentos eletrónicos, a solução tecnológica desmaterializa também o diálogo com os fornecedores, passando o processo de conferência para um formato digital.

 

Condições de adesão à solução FE-AP.

A adesão à solução FE-AP é efetuada mediante celebração de contrato entre os organismos públicos e a eSPap.

Os serviços disponíveis na solução, nomeadamente o serviço FE-AP inbound e FE-AP outbound, podem ser implementados de forma faseada e são independentes.

Com a celebração do contrato de adesão a eSPap fica mandatada para agir por conta e em nome do organismo público cliente, no que respeita aos serviços alvo do contrato de adesão.  

Caso a adesão considere o serviço FE-AP outbound, as faturas emitidas por via eletrónica com assinatura eletrónica qualificada do presidente do Conselho Diretivo da eSPap, cumprem os requisitos legais impostos aos sujeitos passivos de IVA na emissão de faturas por via eletrónica para efeitos das alíneas a) e b) do n.º 2 do artigo 12.º do Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15/02 (conforme n.º 8 do artigo 3.º do Decreto-Lei n.º 123/2018, de 28/12, alterado pelo Decreto-Lei n.º 14-A/2020, de 7/04).

O presidente do Conselho Diretivo da eSPap exerce os poderes concretos de representação da eSPap, conforme artigo 5.º da Lei orgânica da eSPap (Decreto-Lei n.º 117-A/2012, de 14/06), em articulação com o disposto no n.º 3 do artigo 21.º da Lei quadro dos institutos públicos (Lei n.º 3/2004, de 15/01).

O valor a pagar pela solução será aprovado por despacho do membro do Governo responsável pela área das finanças.

 

Características da solução FE-AP:

  • Serviços Partilhados Públicos - desenvolvida 100% para os processos da Administração Pública;
  • Simplicidade -  utilização intuitiva, permite a execução dos processos de forma ágil e simples;
  • Rapidez - adesão centralizada dos fornecedores, com regras únicas, garantindo a qualidade e celeridade dos projetos;
  • Inovação - diálogo desmaterializado com os fornecedores, mediante disponibilização faseada de serviços digitais adicionais e de interoperabilidade;
  • Suporte & Apoio - equipa dedicada, com experiência e competências para apoio às administrações públicas, aos fornecedores e a todas as plataformas que se liguem com a FE-AP.

 

A experiência dos Pilotos.


A solução FE-AP começou por ser utilizada por três organismos clientes da solução GeRFiP, como piloto, e está a ser gradualmente disseminada junto dos restantes organismos da Administração Pública. O projeto implementado com os organismos piloto, já a operar em pleno, permitiu uma avaliação de projeção mais abrangente dos múltiplos benefícios, designadamente: administrativos, processuais, de interoperabilidade interna e transfronteiriça, combate à fraude e integração no modelo global de tesouraria do Estado. O envolvimento dos fornecedores e dos organismos piloto no desenho e implementação segundo as normas europeias, potenciou uma perspetiva prática fundamental à definição de uma estratégia para a massificação da fatura eletrónica na Administração Pública.
 
As atividades desenvolvidas com os fornecedores evidenciaram a necessidade de existirem regras bem definidas, de modo a evitar a proliferação de requisitos e formatos e, em alguns casos, regras setoriais.


Principais benefícios na adesão à solução FE-AP.


Os benefícios alcançados com a adesão à solução da Fatura Eletrónica na Administração Pública potenciam diferentes tipos de poupanças para os organismos da AP e para o Estado:

  • Maior qualidade na integração, dos dados contidos na fatura eletrónica, nos sistemas contabilísticos das entidades públicas;
  • Conferência automatizada, benefício inerente à desmaterialização e transformação digital;
  • Ausência de investimentos individualizados por cada organismo da Administração Pública;
  • Otimização da gestão da tesouraria pública pois as entidades passam a ter um novo instrumento que lhes permite elaborar um plano de tesouraria, na ótica da despesa, com base nas faturas e documentos retificativos bem como nos prazos de pagamento;
  • Aumento da fiabilidade do orçamento de tesouraria das entidades;
  • Tratando-se de informação desmaterializada e devidamente estruturada, passa a poder estar acessível numa lógica de gestão integrada da tesouraria central (princípio da unidade de tesouraria, artigo 54.º da LEO).

 

FE-AP vencedora do prémio Best Government Project.


A solução FE-AP (Fatura Eletrónica na Administração Pública) venceu o prémio da categoria de Best Government Project na 5.ª edição do Portugal Digital Awards 2020, revelado na cerimónia realizada a 10/12/2020.

O Portugal Digital Awards é considerado o maior prémio de Transformação Digital, uma "iniciativa da IDC, em parceria com a Axians, que tem como principal objetivo reconhecer as organizações e os líderes empresariais que têm a visão e o arrojo para elevar as suas empresas ao nível mais sofisticado, capacitando-os para a transformação digital dos seus negócios".

​

Assista ao vídeo de apresentação do projeto FE-AP (Fatura Eletrónica na Administração Pública), clicando na imagem, e fique a conhecer melhor este projeto de Transformação Digital no setor público, liderado pelos Serviços Partilhados de Finanças da eSPap (2'59'').

 

 

A eSPap foi convidada a apresentar um pitch do projeto FE-AP, por ter sido selecionada para o grupo dos 46 projetos finalistas, de entre as 350 candidaturas divididas por todos os setores da economia portuguesa. O pitch foi apresentado no evento IDC - Digital Innovation Connection, no dia 26/11/2020. Clique na imagem para assistir (9'48'').

 

Normas - Técnicas e Funcionais

De acordo com a Portaria n.º 289/2019, de 5 de setembro, que regulamenta os aspetos complementares da fatura eletrónica e sistematiza o modelo de governação, compete à eSPap a responsabilidade pela definição dos requisitos técnicos e funcionais que suportam a implementação da faturação eletrónica nos contratos públicos. Neste sentido, conforme n.º 1 do artigo 2.º da referida portaria, publica-se o modelo de dados semânticos proposto para a Norma Portuguesa – CIUS-PT – bem como a lista de sintaxes a que deve respeitar a fatura eletrónica, no cumprimento da Norma Europeia EN 16931-2017, de 28 de junho de 2017.

Consulte as Normas Técnicas e Funcionais para troca de documentos eletrónicos:

  • Norma Técnica CIUS-PT - para interpretação de faturas eletrónicas no template utilizado na norma europeia sobre faturação eletrónica, em Portugal;
  • Norma Técnica UBL2.1 eSPap - para interpretação de faturas eletrónicas no template utilizado no piloto de faturação eletrónica da eSPap.

As entidades que utilizam a Norma Técnica UBL2.1 eSPap deverão transitar para a nova Norma Técnica CIUS-PT. Prevê-se um período de coexistência de ambas as normas de modo a garantir a estabilidade dos processos já existentes e acomodar a migração. Atendendo à descontinuidade da Norma Técnica UBL2.1 existe uma clara vantagem na rápida transição para a Norma Técnica CIUS-PT.



FAQ - Questões Frequentes

Consulte todas as FAQ sobre fatura eletrónica:

    1. Gerais;
    2. Legais;
    3. Solução FE-AP;
    4. Projeto;
    5. Regras e Formatos.

 

Caso as suas dúvidas não estejam enquadradas na informação disponível sobre faturação eletrónica ou neste repositório de questões frequentes (FAQ), submeta-as através dos seguintes formulários:

 

​​Entidades​​Fornecedores
​ ​​

 

​
​DiplomaData​Sumário
​
​Decreto-Lei n.º 14A/2020 ​07-04-2020​Altera o prazo de implementação da faturação eletrónica nos contratos públicos.              

 

​
Portaria n.º 289/2019 ​05-09-2019​Regulamenta os aspetos complementares da fatura eletrónica
​
Decreto-Lei n.º 84/2019 28-06-2019​Estabelece as normas de execução do Orçamento do Estado para 2019, nomeadamente, no âmbito dos Serviços Financeiros, define as condições de adoção do sistema de informação contabilística disponibilizado pela eSPap

 

​
​Decreto-Lei n.º 123/2018 ​28-12-2018​Define o modelo de governação para a implementação da faturação eletrónica nos contratos públicos

 

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  • SIGORAMGestão Orçamental RAM
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Contactos SP FIN

  
e-mail:
cc@espap.gov.pt

telefone: (+351) 214 723 390

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