O programa de implementação da Fatura Eletrónica na Administração Pública, em execução pelos Serviços Partilhados de Finanças, assenta na disponibilização de duas soluções em torno da faturação eletrónica:
- o portal da Fatura Eletrónica na Administração Pública – FE-AP, para uso das entidades públicas nas atividades de receção e conferência da fatura, já em produção;
- o portal
Business to AP – B2AP, para uso dos fornecedores da administração pública, enquanto cocontratantes, no acompanhamento da entrega e evolução dos estados das faturas eletrónicas, em fase piloto.
A arquitetura técnica e a arquitetura de processos destas duas soluções foram concebidas segundo o princípio da interoperabilidade dos processos, entre as soluções, criando assim uma visão única do estado da fatura eletrónica. O princípio da interoperabilidade também se encontra disponível com outras soluções da administração pública.
O
portal da Fatura Eletrónica na Administração Pública (FE-AP) constitui-se como a
Gateway do Estado pois permite rececionar faturas e documentos retificativos em formato eletrónico, garantindo o controlo e monitorização de todas as etapas do processo:
- Receção;
- Validação;
- Arquivo;
- Conferência;
- Processamento nos sistemas contabilísticos.
A solução está disponível para qualquer entidade pública e permite uma integração direta com a solução GeRFiP ou, via web services, com qualquer outro sistema contabilístico ou de gestão documental. Para além da troca de documentos eletrónicos, a solução tecnológica desmaterializa também o diálogo com os fornecedores, passando o processo de conferência para um formato digital.
Características da solução FE-AP
- Serviços Partilhados Públicos - desenvolvida 100% para os processos da Administração Pública;
- Simplicidade - utilização intuitiva, permite a execução dos processos de forma ágil e simples;
- Rapidez - adesão centralizada dos fornecedores, com regras únicas, garantindo a qualidade e celeridade dos projetos;
- Inovação - diálogo desmaterializado com os fornecedores, mediante disponibilização faseada de serviços digitais adicionais e de interoperabilidade;
- Suporte & Apoio - equipa dedicada, com experiência e competências para apoio às administrações públicas, aos fornecedores e a todas as plataformas que se liguem com a FE-AP.
A experiência dos Pilotos
A solução FE-AP começou por ser utilizada por três organismos clientes da solução GeRFiP, como piloto, e está a ser gradualmente disseminada junto dos restantes organismos da Administração Pública. O projeto implementado com os organismos piloto, já a operar em pleno, permitiu uma avaliação de projeção mais abrangente dos múltiplos benefícios, designadamente: administrativos, processuais, de interoperabilidade interna e transfronteiriça, combate à fraude e integração no modelo global de tesouraria do Estado. O envolvimento dos fornecedores e dos organismos piloto no desenho e implementação segundo as normas europeias, potenciou uma perspetiva prática fundamental à definição de uma estratégia para a massificação da fatura eletrónica na Administração Pública.
As atividades desenvolvidas com os fornecedores evidenciaram a necessidade de existirem regras bem definidas, de modo a evitar a proliferação de requisitos e formatos e, em alguns casos, regras setoriais.
Principais benefícios na adesão à solução FE-AP:
Os benefícios alcançados com a adesão à Solução da Fatura Eletrónica na Administração Pública potenciam diferentes tipos de poupanças para os organismos da AP e para o Estado:
- Maior qualidade na integração, dos dados contidos na fatura eletrónica, nos sistemas contabilísticos das entidades públicas;
- Conferência automatizada, benefício inerente à desmaterialização e transformação digital;
- Ausência de investimentos individualizados por cada organismo da Administração Pública;
- Otimização da gestão da tesouraria pública pois as entidades passam a ter um novo instrumento que lhes permite elaborar um plano de tesouraria, na ótica da despesa, com base nas faturas e documentos retificativos bem como nos prazos de pagamento;
- Aumento da fiabilidade do orçamento de tesouraria das entidades;
- Tratando-se de informação desmaterializada e devidamente estruturada, passa a poder estar acessível numa lógica de gestão integrada da tesouraria central (princípio da unidade de tesouraria, artigo 54.º da LEO).
Para mais informação contactar: SPFin.FE-AP@espap.pt.