Prazos para receção e processamento de faturas eletrónicas pelos organismos (contraentes) públicos.
Os
organismos da AP, enquanto contraentes públicos ao abrigo do artigo 3.º do Código dos Contratos Públicos (CCP), são obrigados a receber e a processar faturas eletrónicas nos prazos estabelecidos no Decreto-Lei n.º 123/2018, de 28/12, isto é, a partir de:
- 18 de abril de 2019, Estado (administração direta e órgãos de soberania) e institutos públicos;
- 18 de abril de 2020, restantes contraentes públicos referidos no artigo 3.º do CCP: Regiões Autónomas; autarquias locais; entidades administrativas independentes; Banco de Portugal; fundações públicas; associações públicas; e outras entidades abrangidas.
São entidades da
Administração direta do Estado todos os órgãos, serviços e agentes integrados na pessoa coletiva Estado, por exemplo, Direções-Gerais organizadas por Ministérios e Direções Regionais.
Os
órgãos de soberania são o Presidente da República, a Assembleia da República, o Governo e os Tribunais.
Os
institutos públicos integram a Administração indireta do Estado.
Entidades voluntárias e vinculadas à solução FE-AP.
O modelo de governação definido pelo Decreto-Lei n.º 123/2018, de 28/12, prevê que a solução para implementação da FE-AP fornecida pela eSPap, no âmbito dos Serviços Partilhados de Finanças, possa ser utilizada por todas as entidades públicas mediante adesão voluntária, sendo a administração direta do Estado e os institutos públicos considerados organismos vinculados.
São entidades
vinculadas à utilização da solução FE-AP:
- Os organismos da Administração direta do Estado, ou seja, todos os órgãos, serviços e agentes integrados na pessoa coletiva Estado, por exemplo, Direções-Gerais, Direções Regionais, Secretarias Gerais, DGEstE, ASAE, AT, IGF, entre outras;
- Os institutos públicos, por exemplo, a eSPap, o IAPMEI, o INEM, o IPDJ, ISS, entre outros.
São consideradas entidades
voluntárias, para aceder à solução FE-AP, todos os serviços e entidades que não sejam vinculados, incluindo:
- A Presidência da República;
- A Assembleia da República;
- A Procuradoria-Geral da República;
- Os tribunais;
- As entidades administrativas independentes, com funções de regulação;
- As entidades do setor público empresarial;
- As instituições de ensino superior públicas previstas na Lei n.º 62/2007, de 10/09, independentemente da sua natureza.
Adesão dos organismos da Administração Pública à solução FE-AP.
Para entidades públicas utilizadoras da solução GeRFiP (clientes dos Serviços Partilhados de Finanças) a integração é direta com a solução FE-AP. Estas entidades não precisam de iniciar projeto de implementação da solução FE-AP, independentemente de se tratar de entidades voluntárias ou de organismos vinculados.
Para as entidades da Administração Pública que não sejam clientes dos Serviços Partilhados de Finanças, da eSPap, a comunicação da solução FE-AP com os sistemas contabilísticos que não sejam GeRFiP faz-se através da utilização de
web services, disponibilizados num catálogo de serviços digitais desenvolvidos para suportar os processos de conferência e de contabilização.
Solução de Fatura Eletrónica na Administração Pública (FE-AP).
O programa de implementação da Fatura Eletrónica na Administração Pública, em execução pelos Serviços Partilhados de Finanças, assenta na disponibilização de duas soluções em torno da faturação eletrónica:
- o portal da Fatura Eletrónica na Administração Pública – FE-AP, para uso das entidades públicas nas atividades de receção e conferência da fatura, já em produção;
- o portal
Business to AP – B2AP, para uso dos fornecedores da Administração Pública, enquanto cocontratantes, no acompanhamento da entrega e evolução dos estados das faturas eletrónicas, em fase piloto.
A arquitetura técnica e a arquitetura de processos destas duas soluções foram concebidas segundo o princípio da interoperabilidade dos processos, entre as soluções, criando assim uma visão única do estado da fatura eletrónica. O princípio da interoperabilidade também se encontra disponível com outras soluções da Administração Pública.
O
portal da Fatura Eletrónica na Administração Pública (FE-AP) constitui-se como a
Gateway do Estado pois permite rececionar faturas e documentos retificativos em formato eletrónico, garantindo o controlo e monitorização de todas as etapas do processo:
- Receção;
- Validação;
- Arquivo;
- Conferência;
- Processamento nos sistemas contabilísticos.
A solução está disponível para qualquer entidade pública e permite uma integração direta com a solução GeRFiP ou, via
web services, com qualquer outro sistema contabilístico ou de gestão documental. Para além da troca de documentos eletrónicos, a solução tecnológica desmaterializa também o diálogo com os fornecedores, passando o processo de conferência para um formato digital.
Condições de adesão à solução de Fatura Eletrónica na Administração Pública (FE-AP).
A adesão à solução FE-AP é efetuada mediante celebração de contrato entre os organismos públicos e a eSPap. O valor a pagar pela solução será aprovado por despacho do membro do Governo responsável pela área das finanças.
Características da solução FE-AP:
- Serviços Partilhados Públicos - desenvolvida 100% para os processos da Administração Pública;
- Simplicidade - utilização intuitiva, permite a execução dos processos de forma ágil e simples;
- Rapidez - adesão centralizada dos fornecedores, com regras únicas, garantindo a qualidade e celeridade dos projetos;
- Inovação - diálogo desmaterializado com os fornecedores, mediante disponibilização faseada de serviços digitais adicionais e de interoperabilidade;
- Suporte & Apoio - equipa dedicada, com experiência e competências para apoio às administrações públicas, aos fornecedores e a todas as plataformas que se liguem com a FE-AP.
A experiência dos Pilotos.
A solução FE-AP começou por ser utilizada por três organismos clientes da solução GeRFiP, como piloto, e está a ser gradualmente disseminada junto dos restantes organismos da Administração Pública. O projeto implementado com os organismos piloto, já a operar em pleno, permitiu uma avaliação de projeção mais abrangente dos múltiplos benefícios, designadamente: administrativos, processuais, de interoperabilidade interna e transfronteiriça, combate à fraude e integração no modelo global de tesouraria do Estado. O envolvimento dos fornecedores e dos organismos piloto no desenho e implementação segundo as normas europeias, potenciou uma perspetiva prática fundamental à definição de uma estratégia para a massificação da fatura eletrónica na Administração Pública.
As atividades desenvolvidas com os fornecedores evidenciaram a necessidade de existirem regras bem definidas, de modo a evitar a proliferação de requisitos e formatos e, em alguns casos, regras setoriais.
Principais benefícios na adesão à solução FE-AP.
Os benefícios alcançados com a adesão à Solução da Fatura Eletrónica na Administração Pública potenciam diferentes tipos de poupanças para os organismos da AP e para o Estado:
- Maior qualidade na integração, dos dados contidos na fatura eletrónica, nos sistemas contabilísticos das entidades públicas;
- Conferência automatizada, benefício inerente à desmaterialização e transformação digital;
- Ausência de investimentos individualizados por cada organismo da Administração Pública;
- Otimização da gestão da tesouraria pública pois as entidades passam a ter um novo instrumento que lhes permite elaborar um plano de tesouraria, na ótica da despesa, com base nas faturas e documentos retificativos bem como nos prazos de pagamento;
- Aumento da fiabilidade do orçamento de tesouraria das entidades;
- Tratando-se de informação desmaterializada e devidamente estruturada, passa a poder estar acessível numa lógica de gestão integrada da tesouraria central (princípio da unidade de tesouraria, artigo 54.º da LEO).