Adesão dos organismos da Administração Pública à solução FE-AP.
A eSPap disponibiliza aos organismos da Administração Pública o sistema de faturação eletrónica designado por solução FE-AP (conforme disposto no artigo 3.º do Decreto-Lei n.º 123/2018, de 28/12). A solução FE-AP permite a receção e processamento de faturas eletrónicas, pelas entidades públicas (FE-AP inbound) e a emissão e/ou transmissão de faturas eletrónicas para as Administrações Públicas (FE-AP outbound).
Para
entidades públicas utilizadoras da solução GeRFiP (clientes dos
Serviços Partilhados de Finanças) a integração é direta com a solução
FE-AP.
Para
as entidades da Administração Pública que não sejam clientes dos
Serviços Partilhados de Finanças, da eSPap, a comunicação da solução
FE-AP com os sistemas contabilísticos que não sejam GeRFiP faz-se
através da utilização de
web services, disponibilizados num catálogo de serviços
digitais desenvolvidos para suportar os processos de conferência e de
contabilização.
O processo de adesão à solução FE-AP é feito por etapas e é acompanhado pelos Serviços Partilhados de Finanças.
Para entidades com interesse no serviço de receção e processamento de faturas eletrónicas encontra-se disponível abaixo o onboarding de Entidades Públicas, bem como o respetivo manual, com indicação de todas as etapas necessárias para adesão à solução FE-AP inbound.
As entidades que pretendem manifestar interesse no serviço de emissão e/ou transmissão de faturas eletrónicas para as Administrações Públicas (FE-AP outbound), ou tenham dúvidas relacionadas com o procedimento de onboarding de Entidades Públicas, devem submeter um pedido de apoio sobre fatura eletrónica no formulário abaixo.
Prazos para receção e processamento de faturas eletrónicas pelos organismos (contraentes) públicos (inbound).
Os
organismos da AP, enquanto contraentes públicos ao abrigo do artigo 3.º do Código dos Contratos Públicos (CCP), são obrigados a receber e a processar faturas eletrónicas nos prazos estabelecidos no Decreto-Lei n.º 123/2018, de 28/12, isto é, a partir de:
- 18 de abril de 2019, Estado (administração direta e órgãos de soberania) e institutos públicos;
- 18 de abril de 2020, restantes contraentes públicos referidos no artigo 3.º do CCP: Regiões Autónomas; autarquias locais; entidades administrativas independentes; Banco de Portugal; fundações públicas; associações públicas; e outras entidades abrangidas.
Consultar árvore de decisão com os
prazos de receção de faturas eletrónicas pelos contraentes públicos (inbound).
Salienta-se que os organismos da AP, enquanto entidades cocontratantes ao abrigo do CCP (fornecedores da AP), são obrigados a emitir faturas eletrónicas a partir de 1 de janeiro de 2022, de acordo com as regras definidas no artigo 299.º-B do CCP, nos prazos estabelecidos no n.º 3 do artigo 9.º do Decreto-Lei n.º 111-B/2017, de 31/08. A redação dos prazos é dada pelo artigo 2.º do Decreto-Lei n.º 123/2018, de 28/12, alterado pelo Decreto-Lei n.º 14-A/2020, de 7/04.
São entidades da
Administração direta do Estado todos os órgãos, serviços e agentes integrados na pessoa coletiva Estado, por exemplo, Direções-Gerais organizadas por Ministérios e Direções Regionais.
Os
órgãos de soberania são o Presidente da República, a Assembleia da República, o Governo e os Tribunais.
Os
institutos públicos integram a Administração indireta do Estado.
Entidades voluntárias e vinculadas à solução FE-AP.
O modelo de governação definido pelo Decreto-Lei n.º 123/2018, de 28/12, prevê que a solução para implementação da FE-AP fornecida pela eSPap, no âmbito dos Serviços Partilhados de Finanças, possa ser utilizada por todas as entidades públicas mediante adesão voluntária, sendo a administração direta do Estado e os institutos públicos considerados organismos vinculados.
São entidades
vinculadas à utilização da solução FE-AP (consultar lista de entidades vinculadas):
- Os organismos da Administração direta do Estado, ou seja, todos os órgãos, serviços e agentes integrados na pessoa coletiva Estado, por exemplo, Direções-Gerais, Direções Regionais, Secretarias Gerais, DGEstE, ASAE, AT, IGF, entre outras;
- Os institutos públicos, por exemplo, a eSPap, o IAPMEI, o INEM, o IPDJ, ISS, entre outros.
São consideradas entidades
voluntárias, para aceder à solução FE-AP, todos os serviços e entidades que não sejam vinculados, incluindo:
- A Presidência da República;
- A Assembleia da República;
- A Procuradoria-Geral da República;
- Os tribunais;
- As entidades administrativas independentes, com funções de regulação;
- As entidades do setor público empresarial;
- As instituições de ensino superior públicas previstas na Lei n.º 62/2007, de 10/09, independentemente da sua natureza.
Solução de Fatura Eletrónica na Administração Pública (solução FE-AP).
A solução FE-AP disponibilizada pela eSPap permite a receção, processamento e transmissão de documentos de faturação, exclusivamente em formato eletrónico, subjacentes à relação comercial estabelecida entre contraentes públicos e cocontratantes, no âmbito da execução de contratos públicos.
A adesão à solução FE-AP inclui os seguintes serviços:
- Serviço de suporte – Apoio na adesão e suporte na utilização da solução FE-AP;
- Serviço de inbound – Receção e gestão de faturas e demais documentos fiscalmente relevantes, emitidos por via eletrónica;
- Serviço de outbound – Transmissão de faturas e demais documentos fiscalmente relevantes, emitidos por via eletrónica;
- Serviços conexos – Evolução e melhoria contínua da solução FE-AP, arquivo digital e mecanismos de interoperabilidade.
Os serviços FE-AP inbound e FE-AP outbound podem ser implementados de forma faseada e são independentes.
O serviço FE-AP outbound assegura a autenticidade da origem e a integridade do conteúdo das faturas e demais documentos fiscalmente relevantes emitidos por via eletrónica. Após celebração do contrato de adesão ao serviço FE-AP outbound, as faturas emitidas por via eletrónica com assinatura eletrónica qualificada do presidente do Conselho Diretivo da eSPap, cumprem os requisitos legais impostos aos sujeitos passivos de IVA na emissão de faturas por via eletrónica, para efeitos das alíneas a) e b) do n.º 2 do artigo 12.º do Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15/02 (conforme n.º 8 do artigo 3.º do Decreto-Lei n.º 123/2018, de 28/12, alterado pelo Decreto-Lei n.º 14-A/2020, de 7/04).
O presidente do Conselho Diretivo da eSPap exerce os poderes concretos de representação da eSPap, conforme artigo 5.º da Lei orgânica da eSPap (Decreto-Lei n.º 117-A/2012, de 14/06), em articulação com o disposto no n.º 3 do artigo 21.º da Lei quadro dos institutos públicos (Lei n.º 3/2004, de 15/01).
A adesão à solução FE-AP compreende a utilização das seguintes ferramentas eletrónicas:
A arquitetura técnica e a arquitetura de processos destas ferramentas foram concebidas segundo o princípio da interoperabilidade dos processos, entre ferramentas, criando assim uma visão única do estado da fatura eletrónica. O princípio da interoperabilidade também se encontra disponível com outras soluções da Administração Pública.
O
portal da Fatura Eletrónica na Administração Pública (FE-AP) constitui-se como a
Gateway do Estado pois permite rececionar faturas e documentos retificativos em formato eletrónico, garantindo o controlo e monitorização de todas as etapas do processo:
- Receção;
- Validação;
- Arquivo;
- Conferência;
- Processamento nos sistemas contabilísticos.
A solução FE-AP está disponível para qualquer entidade pública e permite uma integração direta com a solução GeRFiP ou, via
web services, com qualquer outro sistema contabilístico ou de gestão documental. Para além da troca de documentos eletrónicos, a solução tecnológica desmaterializa também o diálogo com os fornecedores, passando o processo de conferência para um formato digital.
Condições de adesão à solução FE-AP.
A adesão à solução FE-AP é efetuada mediante celebração de contrato entre os organismos públicos e a eSPap.
Os serviços disponíveis na solução, nomeadamente o serviço FE-AP inbound e FE-AP outbound, podem ser implementados de forma faseada e são independentes.
Com a celebração do contrato de adesão a eSPap fica mandatada para agir por conta e em nome do organismo público cliente, no que respeita aos serviços alvo do contrato de adesão.
Caso a adesão considere o serviço FE-AP outbound, as faturas emitidas por via eletrónica com assinatura eletrónica qualificada do presidente do Conselho Diretivo da eSPap, cumprem os requisitos legais impostos aos sujeitos passivos de IVA na emissão de faturas por via eletrónica para efeitos das alíneas a) e b) do n.º 2 do artigo 12.º do Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15/02 (conforme n.º 8 do artigo 3.º do Decreto-Lei n.º 123/2018, de 28/12, alterado pelo Decreto-Lei n.º 14-A/2020, de 7/04).
O presidente do Conselho Diretivo da eSPap exerce os poderes concretos de representação da eSPap, conforme artigo 5.º da Lei orgânica da eSPap (Decreto-Lei n.º 117-A/2012, de 14/06), em articulação com o disposto no n.º 3 do artigo 21.º da Lei quadro dos institutos públicos (Lei n.º 3/2004, de 15/01).
O valor a pagar pela solução será aprovado por despacho do membro do Governo responsável pela área das finanças.
Características da solução FE-AP:
- Serviços Partilhados Públicos - desenvolvida 100% para os processos da Administração Pública;
- Simplicidade - utilização intuitiva, permite a execução dos processos de forma ágil e simples;
- Rapidez - adesão centralizada dos fornecedores, com regras únicas, garantindo a qualidade e celeridade dos projetos;
- Inovação - diálogo desmaterializado com os fornecedores, mediante disponibilização faseada de serviços digitais adicionais e de interoperabilidade;
- Suporte & Apoio - equipa dedicada, com experiência e competências para apoio às administrações públicas, aos fornecedores e a todas as plataformas que se liguem com a FE-AP.
A experiência dos Pilotos.
A solução FE-AP começou por ser utilizada por três organismos clientes da solução GeRFiP, como piloto, e está a ser gradualmente disseminada junto dos restantes organismos da Administração Pública. O projeto implementado com os organismos piloto, já a operar em pleno, permitiu uma avaliação de projeção mais abrangente dos múltiplos benefícios, designadamente: administrativos, processuais, de interoperabilidade interna e transfronteiriça, combate à fraude e integração no modelo global de tesouraria do Estado. O envolvimento dos fornecedores e dos organismos piloto no desenho e implementação segundo as normas europeias, potenciou uma perspetiva prática fundamental à definição de uma estratégia para a massificação da fatura eletrónica na Administração Pública.
As atividades desenvolvidas com os fornecedores evidenciaram a necessidade de existirem regras bem definidas, de modo a evitar a proliferação de requisitos e formatos e, em alguns casos, regras setoriais.
Principais benefícios na adesão à solução FE-AP.
Os benefícios alcançados com a adesão à solução da Fatura Eletrónica na Administração Pública potenciam diferentes tipos de poupanças para os organismos da AP e para o Estado:
- Maior qualidade na integração, dos dados contidos na fatura eletrónica, nos sistemas contabilísticos das entidades públicas;
- Conferência automatizada, benefício inerente à desmaterialização e transformação digital;
- Ausência de investimentos individualizados por cada organismo da Administração Pública;
- Otimização da gestão da tesouraria pública pois as entidades passam a ter um novo instrumento que lhes permite elaborar um plano de tesouraria, na ótica da despesa, com base nas faturas e documentos retificativos bem como nos prazos de pagamento;
- Aumento da fiabilidade do orçamento de tesouraria das entidades;
- Tratando-se de informação desmaterializada e devidamente estruturada, passa a poder estar acessível numa lógica de gestão integrada da tesouraria central (princípio da unidade de tesouraria, artigo 54.º da LEO).