Fatura eletrónica é
uma fatura que foi emitida, transmitida e recebida num formato eletrónico estruturado que permite o seu tratamento automático e eletrónico, conforme redação no n.º 1, artigo 2.º,
da Diretiva n.º 2014/55/UE, do Parlamento Europeu e do Conselho, de 16 de abril de 2014, relativa à faturação eletrónica nos contratos públicos.
A faturação eletrónica exige que os dados sejam criados com uma estrutura correta (definida por um modelo standard europeu) e, depois disso, que seja enviada do sistema do vendedor para o do comprador. Desta forma, a fatura pode ser importada automaticamente para o sistema da entidade pública, sem necessidade de inserção manual.
A fatura eletrónica utiliza um sistema de intercâmbio de dados, denominado EDI, em que é transmitido um ficheiro estruturado de dados para posterior tratamento automatizado.
Não há qualquer obrigatoriedade da fatura eletrónica ser transmitida em conjunto com um documento PDF. O fornecedor não tem essa obrigação. E tal iria desvirtuar a lógica subjacente ao tratamento eletrónico. Existem fornecedores que optam por enviar um anexo em PDF, como complemento ao documento eletrónico desmaterializado, para facilitar a conferência, contudo tal não constitui qualquer obrigatoriedade.
Os sistemas que rececionam estas faturas eletrónicas, a cargo do cliente, previamente à contabilização no sistema contabilístico, e de modo a agilizar a conferência é que disponibilizam uma funcionalidade de geração de um PDF. Fazem a extração dos dados da fatura eletrónica desmaterializada e geram um PDF, uma forma legível que permite a sua interpretação. Estes documentos em PDF devem ter uma marca de água com um texto que indique "o presente documento constitui a imagem autentica da fatura em formato eletrónico".