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FAQ - Questões Frequentes Fatura Eletrónica

1. Gerais
2. Legais
3. Solução FE-AP
4. Projeto
5. Regras e Formatos

1.1. Fatura eletrónica nos contratos públicos, o que É?

Fatura eletrónica é uma fatura que foi emitida, transmitida e recebida num formato eletrónico estruturado que permite o seu tratamento automático e eletrónico, conforme redação no n.º 1, artigo 2.º, da Diretiva n.º 2014/55/UE, do Parlamento Europeu e do Conselho, de 16 de abril de 2014, relativa à faturação eletrónica nos contratos públicos.

A faturação eletrónica exige que os dados sejam criados com uma estrutura correta (definida por um modelo standard europeu) e, depois disso, que seja enviada do sistema do vendedor para o do comprador. Desta forma, a fatura pode ser importada automaticamente para o sistema da entidade pública, sem necessidade de inserção manual.

1.2. Fatura eletrónica nos contratos públicos, o que NÃO É?

Não é considerado fatura eletrónica, por não respeitar as normas europeias, o envio de uma fatura a um cliente, em formato PDF, por correio eletrónico (e-mail).

Os seguintes documentos também não são considerados faturas eletrónicas nos contratos públicos:

Faturas não-estruturadas emitidas em PDF ou Word;
Imagens de faturas, em formato jpg, tiff ou outro;
Faturas não-estruturadas em HTML, numa página web ou num e-mail;
OCR – Optical Character Recognition (digitalização de faturas em papel);
Faturas em papel enviadas como imagens, via fax.

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2.1. Quem está obrigado a receber e processar faturas eletrónicas?

São obrigados a receber e processar faturas eletrónicas todos os organismos públicos (enquanto contraentes públicos) referidos no artigo 3.º do CCP.

Inserem-se no conceito de contraente público:

as entidades adjudicantes referidas no n.º 1 do artigo 2.º do CCP;
as entidades abrangidas pelo n.º 2 do artigo 2.º do CCP, quando os contratos por estas celebrados sejam qualificados, pelos outorgantes, como contratos administrativos, ou submetidos a um regime substantivo de direito público;
quaisquer entidades que celebrem contratos no exercício de funções materialmente administrativas.

Exemplos de contraentes públicos: as Direções-Gerais e Regionais, a Presidência da República, os Institutos Públicos, as Regiões Autónomas, as Autarquias Locais, as Entidades Administrativas Independentes, o Banco de Portugal, entre outras.

2.2. Qual o prazo para receção e processamento de faturas em formato eletrónico?

Os organismos públicos são obrigados a receber e processar faturas eletrónicas a partir de:

18 de abril de 2019, Estado (administração direta e órgãos de soberania) e institutos públicos, conforme resulta do n.º 1 do artigo 9.º do CCP;
18 de abril de 2020, restantes contraentes públicos referidos no artigo 3.º do CCP: Regiões Autónomas; autarquias locais; entidades administrativas independentes; Banco de Portugal; fundações públicas; associações públicas; e outras entidades abrangidas.

Estas entidades devem assegurar um mecanismo que permita a receção e processamento de faturas, no modelo que respeite os requisitos definidos pela norma europeia, para todos os cocontratantes que queiram, a partir dessa data, submeter faturas eletrónicas.

2.3. Quem está obrigado a emitir faturas eletrónicas?

Os fornecedores da AP, enquanto cocontratantes, são obrigados a emitir faturas eletrónicas no âmbito da execução de contratos públicos, conforme artigo 299.º-B do Código dos Contratos Públicos.

Os cocontratantes podem ser entidades privadas ou entidades públicas desde que estejam abrangidas por contratos públicos.

2.4. Quais os contratos públicos onde não é exigida a emissão de fatura eletrónica?

A única exceção prevista para não exigência de fatura eletrónica nos contratos públicos refere-se à execução de contratos declarados secretos ou acompanhados de medidas especiais de segurança, conforme n.º 2 do artigo 299.º-B do CCP.

2.5. Qual o prazo para emissão de faturas eletrónicas, pelas grandes empresas?

As grandes empresas são obrigadas a emitir documentos de faturação eletrónica a partir de 18 de abril de 2020, conforme resulta do n.º 3 do artigo 9.º do Decreto-Lei n.º 111-B/2017, de 31/08, na redação que lhe é dada pelo artigo 2.º do Decreto-Lei n.º 123/2018, de 28/12.

São consideradas grandes empresas, nos termos da Recomendação 2003/361/CE, da Comissão Europeia, de 6 de maio de 2003, aquelas que empregam mais de 250 pessoas ou têm volume de negócios anual superior a 50 milhões de euros ou balanço total anual superior a 43 milhões de euros.

2.6. Qual o prazo para emissão de faturas eletrónicas, pelas PME e entidades públicas?

O prazo para as micro, pequenas e médias empresas emitirem documentos de faturação eletrónica é alargado até 31 de dezembro de 2020, de acordo com o n.º 3 do artigo 9.º do CCP, na redação que lhe é dada pelo artigo 2.º do Decreto-Lei n.º 123/2018, de 28/12.

A referida norma inclui, ainda, no seu âmbito de aplicação, as entidades públicas enquanto entidades cocontratantes.

Assim, as PME e as entidades públicas, enquanto entidades cocontratantes, são obrigadas a emitir documentos de faturação eletrónica a partir de 1 de janeiro de 2021.

2.7. Os fornecedores da AP são obrigados a emitir faturas eletrónicas em 2019?

Não. Apesar da obrigatoriedade estabelecida para receção e processamento de documentos de faturação eletrónica por parte do Estado e institutos públicos, a partir de 18 de abril de 2019, os fornecedores da AP, enquanto cocontratantes, ainda podem utilizar outros mecanismos de faturação nos anos de 2019 (grandes empresas) e 2020 (PME).

O ano de 2019 e o de 2020, para as PME, pretendem ser anos de adaptação dos sistemas de faturação por parte dos fornecedores da AP. A partir de 18 de abril de 2019 o Estado e os institutos públicos estarão disponíveis para receber e processar os documentos de faturação eletrónica no modelo que respeite os requisitos definidos pela norma europeia.

2.8. Qual o modelo de fatura eletrónica a adotar?

O modelo a adotar quer na emissão quer na receção de faturas eletrónicas é o modelo previsto no n.º 3 do artigo 299.º-B do CCP, conforme resulta do n.º 1 do artigo 9.º do Decreto-Lei n.º 111-B/2017, de 31/08, na redação que lhe é dada pelo artigo 2.º do Decreto-Lei n.º 123/2018, de 28/12.

Após publicação da legislação complementar, a que se refere o n.º 5 do artigo 299.º-B do CCP, a eSPap irá disponibilizar o modelo de dados semânticos proposto para a Norma Portuguesa – CIUS-PT – bem como a lista de sintaxes, a que deve respeitar a fatura eletrónica, no cumprimento da Norma Europeia EN 16931-2017, de 28 de junho de 2017 do Comité Europeu de Normalização.

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3.1. Quem pode utilizar a solução FE-AP fornecida pela eSPap?

A solução para implementação da Fatura Eletrónica na Administração Pública (FE-AP) fornecida pela eSPap, no âmbito dos Serviços Partilhados de Finanças, pode ser utilizada por todos os organismos da AP, enquanto contraentes públicos, conforme modelo de governo definido pelo Decreto-Lei n.º 123/2018, de 28/12.

Todos os fornecedores da AP, enquanto cocontratantes, podem enviar documentos de faturação eletrónica emitidos, de acordo com as regras definidas no artigo 299.º-B do CCP, para a solução FE-AP.

3.2. Quais as funcionalidades da solução FE-AP?

A solução FE-AP fornecida pela eSPap permite rececionar faturas e documentos retificativos em formato eletrónico garantindo o controlo e monitorização de todas as etapas do processo: receção; validação; arquivo; conferência; e processamento nos sistemas contabilísticos.

Desde janeiro de 2019 que a solução FE-AP passou a permitir a emissão de documentos de faturação em formato eletrónico, quer para entidades públicas quer para entidades privadas.

3.3. O que é o Portal da FE-AP?

O portal da Fatura Eletrónica na Administração Pública – Portal da FE-AP – constitui-se como a Gateway do Estado, uma porta de entrada para os documentos financeiros no Estado. Destina-se a apoiar os organismos públicos nas atividades de receção e conferência de faturas e documentos retificativos.

Este portal está em produção e em plena utilização por vários organismos públicos. Pode ser acedido mediante inserção de utilizador e password fornecidos com a adesão à solução.

3.4. O que é o Portal B2AP?

O portal Business to AP – Portal B2AP – destina-se a apoiar os fornecedores da AP, enquanto cocontratantes, no acompanhamento da entrega e evolução dos estados dos documentos de faturação eletrónica enviadas para a solução FE-AP.

Este portal já está em produtivo, em fase piloto.

3.5. Quais os organismos da AP obrigados a utilizar a solução FE-AP?

Os contraentes públicos vinculados à utilização da solução FE-AP fornecida pela eSPap são:

os organismos da Administração direta do Estado, ou seja, todos os órgãos, serviços e agentes integrados na pessoa coletiva Estado, por exemplo, Direções-Gerais, Direções Regionais, Secretarias Gerais, DGEstE, ASAE, AT, IGF, entre outras;
os institutos públicos, por exemplo, o IAPMEI, o INEM, o IPDJ, o ISS, a própria eSPap, entre outros.

3.6. Quais os organismos da AP que podem aderir voluntariamente à solução FE-AP?

Podem utilizar voluntariamente a solução FE-AP fornecida pela eSPap todos os organismos da AP, enquanto contraentes públicos, no entanto, no processo de adesão estão sujeitos ao planeamento de projeto efetuado pela eSPap.

3.7. Como é que os fornecedores da AP podem aderir à solução FE-AP?

Para iniciar o envio de documentos de faturação eletrónica para a solução FE-AP os fornecedores da AP, enquanto cocontratantes, devem consultar as Normas Técnicas e Funcionais disponíveis no site da eSPap.

Os fornecedores que pretendam manifestar, desde já, o interesse em aderir à solução FE-AP podem preencher o questionário de dúvidas de fornecedores da AP. Após publicação da legislação complementar, a que se refere o n.º 5 do artigo 299.º-B do CCP, a eSPap irá disponibilizar um questionário para agilizar a adesão dos fornecedores, onde será recolhida a informação necessária para dar início ao projeto de implementação com os fornecedores.

3.8. Os fornecedores são obrigados a ter um sistema contabilístico com faturação eletrónica?

Não é obrigatório que os fornecedores da AP possuam um sistema contabilístico que emita documentos de faturação em formato eletrónico de acordo com a norma europeia. Caso o fornecedor não tenha capacidade interna para desenvolver os formatos definidos na norma europeia deverá consultar um parceiro tecnológico para esse efeito.

3.9. Como é que os organismos da AP podem manifestar interesse na solução FE-AP?

Os organismos da AP que pretendam manifestar, desde já, o interesse em aderir à solução FE-AP podem preencher o questionário de dúvidas de organismos da AP. A prioridade na implementação da solução nos organismos da AP decorre da obrigatoriedade imposta na legislação, num planeamento a ser gerido pela eSPap.

3.10. Sou cliente GeRFiP, como posso aderir à solução FE-AP?

Os organismos da AP que já são utilizadores da solução GeRFiP (clientes dos Serviços Partilhados de Finanças) serão contactados pela eSPap para aderir à solução FE-AP, de acordo com o planeamento global do projeto de implementação do qual fazem parte, também, um grupo restrito de fornecedores da AP.

3.11. Como é que a solução FE-AP comunica com um ERP não GeRFiP?

A solução FE-AP comunica com qualquer sistema contabilístico ou de gestão documental através de web services. Para além da troca de documentos eletrónicos, a solução tecnológica desmaterializa também o diálogo com os fornecedores, passando o processo de conferência para um formato digital.

3.12. Qual o valor a pagar pela solução FE-AP?

O valor a pagar pela utilização da solução de faturação eletrónica desenvolvida e fornecida pela eSPap será aprovado por despacho do membro do Governo responsável pela área das finanças, conforme previsto no n.º 6 do artigo 3.º do Decreto-Lei n.º 123/2018, de 28/12.

Antes da aprovação a eSPap não irá cobrar qualquer montante pela utilização da solução FE-AP nem aos organismos da AP, enquanto contraentes públicos, nem aos fornecedores da AP, enquanto cocontratantes.

3.13. É necessário abrir um concurso público para aderir à solução FE-AP?

Não. Para os organismos da AP que pretendam aderir à solução FE-AP, fornecida pela eSPap, basta manifestar o interesse preenchendo o questionário de dúvidas de organismos da AP. A prioridade na implementação da solução decorre da obrigatoriedade imposta na legislação, num planeamento a ser gerido pela eSPap.

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4.1. Que entidades devem fazer projeto de adesão à solução FE-AP?

Os fornecedores da AP devem fazer um projeto de adesão antes de iniciar o envio de documentos de faturação eletrónica para a solução FE-AP.

Os organismos da AP que não são clientes dos Serviços Partilhados de Finanças, da eSPap, mas que pretendem aderir voluntariamente à solução FE-AP devem iniciar projeto de implementação da solução. No entanto, os organismos da AP que já são clientes dos Serviços Partilhados de Finanças serão contactados pela eSPap para aderir à solução FE-AP.

4.2. Como é que os fornecedores da AP podem iniciar projeto de adesão à solução FE-AP?

Para iniciar o envio de documentos de faturação eletrónica para a solução FE-AP os fornecedores da AP devem consultar previamente as Normas Técnicas e Funcionais disponíveis no site da eSPap e seguir o Guia de Documentos de Faturação Eletrónica.

Os fornecedores que pretendam manifestar, desde já, o interesse em aderir à solução FE-AP podem preencher o questionário de dúvidas de fornecedores da AP. Após publicação da legislação complementar, a que se refere o n.º 5 do artigo 299.º-B do CCP, a eSPap irá disponibilizar um questionário para agilizar a adesão dos fornecedores, onde será recolhida a informação necessária para dar início ao projeto de implementação com os fornecedores.

4.3. Como é que os organismos da AP podem iniciar projeto de adesão à solução FE-AP?

Os organismos da AP que não são clientes dos Serviços Partilhados de Finanças, da eSPap, mas que pretendam manifestar, desde já, o interesse em aderir à solução FE-AP podem preencher o questionário de dúvidas de organismos da AP. A prioridade na implementação da solução nos organismos da AP decorre da obrigatoriedade imposta na legislação, num planeamento a ser gerido pela eSPap.

4.4. Quando podem os fornecedores iniciar os testes na solução FE-AP?

O início da fase de testes será coordenado pela equipa de projeto, mediante agendamento prévio. A validação dos cenários e casos de uso será preparada antecipadamente pelos fornecedores, atendendo ao próprio modelo de negócio.

4.5. Como são identificados os cenários de teste?

Para definir os dados de testes é necessário preencher o questionário de adesão de fornecedores, a disponibilizar no site da eSPap após publicação da legislação complementar a que se refere o n.º 5 do artigo 299.º-B do CCP.

A identificação dos documentos a considerar em cada cenário de teste é efetuada pelos fornecedores da AP. A equipa de projeto da eSPap fará a validação dos cenários mínimos para a entrada em produção bem como a monitorização dos testes, intervindo apenas em caso de necessidade e/ou de prestação de esclarecimentos adicionais.

4.6. Quando é ativado o ambiente de produção para os fornecedores?

Após conclusão dos testes, com sucesso, nos respetivos ambientes a equipa de projeto da eSPap dá as indicações para serem criadas as ligações entre interlocutores (entidades, fornecedores e operadores) que permitem iniciar a receção e processamento de faturas em formato eletrónico.

4.7. Existe algum validador de documentos enviados disponível online?

Todas as faturas enviadas permitem receber, de imediato, as respostas do controlo de qualidade, seja em produção ou em qualidade.

Nos casos de insucesso no envio, juntamente com a mensagem de estado são enviados os erros que ocorreram no controlo de qualidade, incluindo os erros de semântica.

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5.1. Qual o modelo de fatura eletrónica a adotar?

GeRFiPGestão de Recursos Financeiros
SIGOGestão Orçamental do Estado
SIGORAMGestão Orçamental RAM

Contactos SP FIN

e-mail:

cc@espap.gov.pt

telefone: (+351) 214 723 390