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FAQ - Questões Frequentes Fatura Eletrónica

1. Gerais
2. Legais
3. Solução FE-AP
4. Projeto
5. Regras e Formatos

1.1. Fatura eletrónica nos contratos públicos, o que É?

Fatura eletrónica é uma fatura que foi emitida, transmitida e recebida num formato eletrónico estruturado que permite o seu tratamento automático e eletrónico, conforme redação no n.º 1, artigo 2.º, da Diretiva n.º 2014/55/UE, do Parlamento Europeu e do Conselho, de 16 de abril de 2014, relativa à faturação eletrónica nos contratos públicos.

A faturação eletrónica exige que os dados sejam criados com uma estrutura correta (definida por um modelo standard europeu) e, depois disso, que seja enviada do sistema do vendedor para o do comprador. Desta forma, a fatura pode ser importada automaticamente para o sistema da entidade pública, sem necessidade de inserção manual.

1.2. Fatura eletrónica nos contratos públicos, o que NÃO É?

Não é considerado fatura eletrónica, por não respeitar as normas europeias, o envio de uma fatura a um cliente, em formato PDF, por correio eletrónico (e-mail).

Os seguintes documentos também não são considerados faturas eletrónicas nos contratos públicos:

Faturas não-estruturadas emitidas em PDF ou Word;
Imagens de faturas, em formato jpg, tiff ou outro;
Faturas não-estruturadas em HTML, numa página web ou num e-mail;
OCR – Optical Character Recognition (digitalização de faturas em papel);
Faturas em papel enviadas como imagens, via fax.

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2.1. Quem está obrigado a receber e processar faturas eletrónicas?

São obrigados a receber e processar faturas eletrónicas todos os organismos públicos (enquanto contraentes públicos) referidos no artigo 3.º do CCP.

Inserem-se no conceito de contraente público:

as entidades adjudicantes referidas no n.º 1 do artigo 2.º do CCP;
as entidades abrangidas pelo n.º 2 do artigo 2.º do CCP, quando os contratos por estas celebrados sejam qualificados, pelos outorgantes, como contratos administrativos, ou submetidos a um regime substantivo de direito público;
quaisquer entidades que celebrem contratos no exercício de funções materialmente administrativas.

Exemplos de contraentes públicos: as Direções-Gerais e Regionais, a Presidência da República, os Institutos Públicos, as Regiões Autónomas, as Autarquias Locais, as Entidades Administrativas Independentes, o Banco de Portugal, entre outras.

2.2. Qual o prazo para receção e processamento de faturas em formato eletrónico?

Os organismos públicos são obrigados a receber e processar faturas eletrónicas a partir de:

18 de abril de 2019, Estado (administração direta e órgãos de soberania) e institutos públicos, conforme resulta do n.º 1 do artigo 9.º do CCP;
18 de abril de 2020, restantes contraentes públicos referidos no artigo 3.º do CCP: Regiões Autónomas; autarquias locais; entidades administrativas independentes; Banco de Portugal; fundações públicas; associações públicas; e outras entidades abrangidas.

Estas entidades devem assegurar um mecanismo que permita a receção e processamento de faturas, no modelo que respeite os requisitos definidos pela norma europeia, para todos os cocontratantes que queiram, a partir dessa data, submeter faturas eletrónicas.

2.3. Quem está obrigado a emitir faturas eletrónicas?

Os fornecedores da AP, enquanto cocontratantes, são obrigados a emitir faturas eletrónicas no âmbito da execução de contratos públicos, conforme artigo 299.º-B do Código dos Contratos Públicos.

Os cocontratantes podem ser entidades privadas ou entidades públicas desde que estejam abrangidas por contratos públicos.

2.4. Quais os contratos públicos onde não é exigida a emissão de fatura eletrónica?

A única exceção prevista para não exigência de fatura eletrónica nos contratos públicos refere-se à execução de contratos declarados secretos ou acompanhados de medidas especiais de segurança, conforme n.º 2 do artigo 299.º-B do CCP.

2.5. Qual o prazo para emissão de faturas eletrónicas, pelas grandes empresas?

As grandes empresas são obrigadas a emitir documentos de faturação eletrónica a partir de 01 de janeiro de 2021, conforme resulta do n.º 3 do artigo 9.º do Decreto-Lei n.º 111-B/2017, de 31/08, na redação que lhe é dada pelo artigo 2.º do Decreto-Lei n.º 123/2018, de 28/12, alterado pelo Decreto-Lei n.º 14-A/2020, de 7 de abril.

São consideradas grandes empresas, nos termos da Recomendação 2003/361/CE, da Comissão Europeia, de 6 de maio de 2003, aquelas que empregam mais de 250 pessoas ou têm volume de negócios anual superior a 50 milhões de euros ou balanço total anual superior a 43 milhões de euros.

2.6. Qual o prazo para emissão de faturas eletrónicas, pelas PME?

O prazo para as pequenas e médias empresas emitirem documentos de faturação eletrónica é alargado até 30 de junho de 2021, de acordo com o n.º 3 do artigo 9.º do CCP, na redação que lhe é dada pelo artigo 2.º do Decreto-Lei n.º 123/2018, de 28/12, alterado pelo Decreto-Lei n.º 14-A/2020, de 7 de abril.

Assim, as PME são obrigadas a emitir documentos de faturação eletrónica a partir de 1 de julho de 2021.

2.7. Qual o prazo para emissão de faturas eletrónicas, pelas microempresas e entidades públicas?

O prazo para as microempresas emitirem documentos de faturação eletrónica é alargado até 31 de dezembro de 2021, de acordo com o n.º 3 do artigo 9.º do CCP, na redação que lhe é dada pelo artigo 2.º do Decreto-Lei n.º 123/2018, de 28/12, alterado pelo Decreto-Lei n.º 14-A/2020, de 7 de abril.

A referida norma inclui, ainda, no seu âmbito de aplicação, as entidades públicas enquanto entidades cocontratantes.

Assim, as microempresas e as entidades públicas, enquanto entidades cocontratantes, são obrigadas a emitir documentos de faturação eletrónica a partir de 1 de janeiro de 2022.

2.8. Os fornecedores da AP são obrigados a emitir faturas eletrónicas em 2020?

Não. A legislação estabelece prazos, em função da dimensão das empresas, durante os quais é suposto os fornecedores da AP adaptarem os seus sistemas e passarem a emitir faturas eletrónicas. Por exemplo, para as grandes empresas, cuja obrigatoriedade foi alargada para o dia 1 de janeiro de 2021, é recomendado que iniciem os projetos de adaptação o mais brevemente possível.

O prazo para as entidades públicas receberem as faturas em formato eletrónico, de acordo com a norma europeia, e adaptarem os seus sistemas, completa-se em 2020. Por conseguinte, qualquer fornecedor da AP, independentemente da sua dimensão, que já esteja apto para emitir fatura eletrónica segundo a norma, pode emitir em 2020.

2.9. Qual o modelo de fatura eletrónica a adotar?

O modelo cumpre a Norma Europeia EN 16931-2017, de 28 de junho, de 2017, do Comité Europeu de Normalização, disponibilizada através do Instituto Português da Qualidade.

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3.1. Quem pode utilizar a solução FE-AP fornecida pela eSPap?

A solução para implementação da Fatura Eletrónica na Administração Pública (FE-AP) fornecida pela eSPap, no âmbito dos Serviços Partilhados de Finanças, pode ser utilizada por todos os organismos da AP, enquanto contraentes públicos, conforme modelo de governo definido pelo Decreto-Lei n.º 123/2018, de 28/12.

Todos os fornecedores da AP, enquanto cocontratantes, podem enviar documentos de faturação eletrónica emitidos, de acordo com as regras definidas no artigo 299.º-B do CCP, para a solução FE-AP.

3.2. Quais as funcionalidades da solução FE-AP?

A solução FE-AP disponibilizada pela eSPap permite a receção, processamento e transmissão de documentos de faturação, exclusivamente em formato eletrónico, subjacentes à relação comercial estabelecida entre contraentes públicos e cocontratantes, no âmbito da execução de contratos públicos.

A adesão à solução FE-AP inclui os seguintes serviços:

Serviço de suporte – Apoio na adesão e suporte na utilização da solução FE-AP;
Serviço de inbound – Receção e gestão de faturas e demais documentos fiscalmente relevantes, emitidos por via eletrónica;
Serviço de outbound – Transmissão de faturas e demais documentos fiscalmente relevantes, emitidos por via eletrónica;
Serviços conexos – Evolução e melhoria contínua da solução FE-AP, arquivo digital e mecanismos de interoperabilidade.

Os serviços FE-AP inbound e FE-AP outbound podem ser implementados de forma faseada e são independentes.

3.3. O que é o Portal da FE-AP?

O portal da Fatura Eletrónica na Administração Pública – Portal da FE-AP – constitui-se como a Gateway do Estado, uma porta de entrada para os documentos financeiros no Estado. Destina-se a apoiar os organismos públicos nas atividades de receção e conferência de faturas e documentos retificativos.
Permite rececionar faturas e documentos retificativos em formato eletrónico garantindo o controlo e monitorização de todas as etapas do processo: receção; validação; arquivo; conferência; e processamento nos sistemas contabilísticos.

Este portal está em produção e em plena utilização por vários organismos públicos. Pode ser acedido mediante inserção de utilizador e password fornecidos com a adesão à solução.

3.4. O que é o Portal B2AP?

O portal Business to AP – Portal B2AP – destina-se a apoiar os fornecedores da AP, enquanto cocontratantes, no acompanhamento da entrega e evolução dos estados dos documentos de faturação eletrónica enviadas para a solução FE-AP.

3.5. Quais os organismos da AP obrigados a utilizar a solução FE-AP?

Os contraentes públicos vinculados à utilização da solução FE-AP fornecida pela eSPap são:

os organismos da Administração direta do Estado, ou seja, todos os órgãos, serviços e agentes integrados na pessoa coletiva Estado, por exemplo, Direções-Gerais, Direções Regionais, Secretarias Gerais, DGEstE, ASAE, AT, IGF, entre outras;
os institutos públicos, por exemplo, o IAPMEI, o INEM, o IPDJ, o ISS, a própria eSPap, entre outros.

Consultar a lista de entidades vinculadas.

3.6. Quais os organismos da AP que podem aderir voluntariamente à solução FE-AP?

Podem utilizar voluntariamente a solução FE-AP fornecida pela eSPap todos os organismos da AP, enquanto contraentes públicos ou enquanto cocontratantes ao abrigo do CCP (fornecedores da AP), no entanto, no processo de adesão estão sujeitos ao planeamento de projeto efetuado pela eSPap.

3.7. Como é que os fornecedores da AP podem aderir à solução FE-AP?

Para iniciar o envio de documentos de faturação eletrónica para a solução FE-AP os fornecedores da AP, enquanto cocontratantes, devem consultar as Normas Técnicas e Funcionais disponíveis no site da eSPap.

Os organismos da AP quando atuam como fornecedores da AP (cocontratantes ao abrigo do CCP) podem seguir as indicações constantes na FAQ 3.9, para manifestar interesse no serviço de emissão e/ou transmissão de faturas eletrónicas para as Administrações Públicas (FE-AP outbound).

3.8. Os fornecedores são obrigados a ter um sistema contabilístico com faturação eletrónica?

Não é obrigatório que os fornecedores da AP possuam um sistema contabilístico que emita documentos de faturação em formato eletrónico de acordo com a norma europeia. Caso o fornecedor não tenha capacidade interna para desenvolver os formatos definidos na norma europeia deverá consultar um parceiro tecnológico para esse efeito.

Os organismos da AP quando aderem ao serviço de emissão e/ou transmissão de faturas eletrónicas para as Administrações Públicas (FE-AP outbound) ficam com a garantia de emissão de documentos de faturação em formato eletrónico de acordo com a Norma Europeia.

3.9. Como é que os organismos da AP podem manifestar interesse na solução FE-AP?

O processo de adesão à solução FE-AP é feito por etapas e é acompanhado pelos Serviços Partilhados de Finanças. Neste sentido, encontra se disponível abaixo o Onboarding de Entidades Públicas, bem como o respetivo manual, com indicação de todas as etapas necessárias para adesão à solução FE-AP inbound.

As entidades que pretendem manifestar interesse no serviço de emissão e/ou transmissão de faturas eletrónicas para as Administrações Públicas (FE-AP outbound), ou tenham dúvidas relacionadas com o procedimento de onboarding de Entidades Públicas, devem submeter um pedido de apoio sobre fatura eletrónica no formulário abaixo.

3.10. Sou cliente GeRFiP, como posso aderir à solução FE-AP?

Os organismos da AP que já são utilizadores da solução GeRFiP (clientes dos Serviços Partilhados de Finanças) serão contactados pela eSPap para aderir à solução FE-AP inbound, de acordo com o planeamento global do projeto de implementação do qual fazem parte, também, um grupo restrito de fornecedores da AP.

3.11. Como é que a solução FE-AP comunica com um ERP não GeRFiP?

A solução FE-AP comunica com qualquer sistema contabilístico ou de gestão documental através de web services. Para além da troca de documentos eletrónicos, a solução tecnológica desmaterializa também o diálogo com os fornecedores, passando o processo de conferência para um formato digital.

3.12. Como se formaliza o processo de adesão dos organismos da AP?

Para as entidades da AP a adesão à solução FE-AP é efetuada mediante celebração de contrato de adesão, entre as entidades públicas e a eSPap, de acordo com os n.ºs 3 e 4 do artigo 3.º do Decreto-Lei n.º 123/2018, de 28/12, conjugado com os n.ºs 1 e 2 do artigo 15.º do Decreto-Lei n.º 117-A/2012, de 14/06.

Com a celebração do contrato de adesão a eSPap fica mandatada para agir por conta e em nome do organismo público cliente, no que respeita aos serviços alvo do contrato de adesão, para efeitos do n.º 8 do artigo 3.º do Decreto-Lei n.º 123/2018, de 28/12, alterado pelo Decreto-Lei n.º 14-A/2020, de 7/04.

3.13. Qual o valor legal das faturas assinadas e transmitidas pela eSPap?

As faturas emitidas e/ou transmitidas por via eletrónica, através da solução FE-AP, com assinatura eletrónica qualificada do presidente do Conselho Diretivo da eSPap, cumprem os requisitos legais impostos aos sujeitos passivos de IVA na emissão de faturas por via eletrónica, para efeitos das alíneas a) e b) do n.º 2 do artigo 12.º do Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15/02.

As competências legais atribuídas à eSPap (assegurando a origem e a autenticidade do conteúdo das faturas e demais documentos fiscalmente relevantes emitidos por via eletrónica) decorrem do Decreto-Lei n.º 123/2018, de 28/12, na versão conferida pela alteração introduzida pelo Decreto-Lei n.º 14-A/2020, de 7/04, conjugado com o artigo 5.º da Lei orgânica da eSPap (Decreto-Lei n.º 117-A/2012, de 14/06) em articulação com o disposto no n.º 3 do artigo 21.º da Lei quadro dos institutos públicos (Lei n.º 3/2004, de 15/01).

3.14. Qual o valor a pagar pela solução FE-AP?

O valor a pagar pela utilização da solução de faturação eletrónica desenvolvida e fornecida pela eSPap será aprovado por despacho do membro do Governo responsável pela área das finanças, conforme previsto no n.º 6 do artigo 3.º do Decreto-Lei n.º 123/2018, de 28/12.

Antes da aprovação a eSPap não irá cobrar qualquer montante pela utilização da solução FE-AP nem aos organismos da AP, enquanto contraentes públicos, nem aos fornecedores da AP, enquanto cocontratantes.

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4.1. Que entidades devem fazer projeto de adesão à solução FE-AP?

Os fornecedores da AP devem fazer um projeto de adesão antes de iniciar o envio de documentos de faturação eletrónica para a solução FE-AP. Para tal devem consultar as Normas Técnicas e Funcionais disponíveis no site da eSPap e formalizar a adesão:

Os organismos da AP com interesse no serviço de receção e processamento de faturas eletrónicas devem iniciar projeto de implementação da solução FE-AP inbound com o preenchimento do formulário de adesão para permitir tipificar a tipologia de projeto e disponibilizar indicações relativas aos próximos passos:

Para manifestar interesse no serviço de emissão e/ou transmissão de faturas eletrónicas para as Administrações Públicas (FE-AP outbound) os organismos da AP podem seguir as indicações constantes na FAQ 3.9.

Os organismos da AP que já são clientes dos Serviços Partilhados de Finanças serão contactados pela eSPap para aderir à solução FE-AP inbound.

4.2. Como é que os fornecedores da AP podem iniciar projeto de adesão à solução FE-AP?

4.3. Como é que os organismos da AP podem iniciar projeto de adesão à solução FE-AP?

O processo de adesão à solução FE-AP é feito por etapas e é acompanhado pelos Serviços Partilhados de Finanças. Neste sentido, encontra se disponível abaixo o onboarding de Entidades Públicas, bem como o respetivo manual, com indicação de todas as etapas necessárias para adesão à solução FE-AP inbound.

4.4. Quando podem os fornecedores iniciar os testes na solução FE-AP?

O início da fase de testes será coordenado pela equipa de projeto, mediante agendamento prévio. A validação dos cenários e casos de uso será preparada antecipadamente pelos fornecedores, atendendo ao próprio modelo de negócio.

4.5. Como são identificados os cenários de teste?

Para definir os dados de testes é necessário preencher o questionário de adesão de fornecedores referido no Pedido de Adesão de Fornecedores à FE AP.

A identificação dos documentos a considerar em cada cenário de teste é efetuada pelos fornecedores da AP. A equipa de projeto da eSPap fará a validação dos cenários mínimos para a entrada em produção bem como a monitorização dos testes, intervindo apenas em caso de necessidade e/ou de prestação de esclarecimentos adicionais.

4.6. Quando é ativado o ambiente de produção para os fornecedores?

Após conclusão dos testes, com sucesso, seguem-se os seguintes passos:

Envio de questionário de Pedido de Passagem a Produção (com preenchimento de evidências de resultados de testes e informação para produtivo);
Receção de um e-mail com o link de acesso ao pedido de formalização da adesão à solução FE-AP, após testes validados pela eSPap;
Envio da formalização no pedido de adesão à solução FE-AP;
Confirmação do pedido de formalização;
Envio e consulta de documentos de faturação eletrónica.

4.7. Existe algum validador de documentos enviados disponível online?

Todas as faturas enviadas permitem receber, de imediato, as respostas do controlo de qualidade, seja em produção ou em qualidade.

Nos casos de insucesso no envio, juntamente com a mensagem de estado são enviados os erros que ocorreram no controlo de qualidade, incluindo os erros de semântica.

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5.1. Qual o modelo de fatura eletrónica a adotar?

De acordo com a Portaria n.º 289/2019, de 5 de setembro, o modelo de dados semânticos proposto para a Norma Portuguesa – CIUS-PT – bem como a lista de sintaxes a que devem respeitar os documentos de faturação eletrónica, no cumprimento da Norma Europeia EN 16931-2017, de 28 de junho de 2017 do Comité Europeu de Normalização, estão disponíveis nas Normas sobre Fatura Eletrónica.

O modelo cumpre a Norma Europeia EN 16931-2017, de 28 de junho, de 2017, do Comité Europeu de Normalização, disponibilizada através do Instituto Português da Qualidade.

5.2. Como se deve incluir uma nota ou informação de texto livre numa Fatura?

Utilizar o campo de Notas.

ID Campo: BT-21 e BT-22
Nome Campo: Nota textual, que permite ao fornecedor enviar informação não estruturada relativa ao documento.

5.3. A Norma não contém a moeda Original do documento nem a taxa de câmbio, quando o país de origem tem uma moeda diferente da moeda de faturação. Onde colocar este campo?

Utilizar o campo de Notas, com regras específicas. Devem ser utilizados os 2 campos combinados.

ID Campo: BT-22
Nome Campo: Moeda original do documento, quando a sua origem é um país estrangeiro.

ID Campo: BT-22
Nome Campo: Taxa de câmbio a utilizar para converter o valor original para o valor na moeda de destino, quando a origem do documento é um país estrangeiro.

Exemplo:
#SOURCECURRENCYCODE#EUR#
#CALCULATIONRATE#0.91#

5.4. O período de faturação que se pretende incluir na fatura não é uma data início e uma data fim. Como posso indicar a informação de uma forma não estruturada?

Utilizar o campo de Notas, com regras específicas.

ID Campo: BT-22
Nome Campo: O período de faturação do documento por extenso.

Exemplo:
#DESCRIPTION@INVOICEPERIOD#30 dias#

5.5. Para determinados setores de atividade, é necessário o envio de informação específica, que não está contemplada em campos da Norma. Como devo proceder? Ex: Matrículas, consumos de eletricidade, etc…

Utilizar o campo de Notas, com regras específicas, dado que o UBL não permite que o campo notas tenha um "Name", associado ao "Value".

ID Campo: BT-22
Nome Campo: Tipo da propriedade adicional do documento(name)./Valor da propriedade adicional do documento(value).

Exemplo:
#ADDITIONALPROPERTY#Matricula#AA-00-AA#

5.6. Não existe nenhum campo para indicar a informação de certificação do programa de faturação. Onde devo colocar esta informação?

Utilizar o campo de Notas, com regras específicas. Devem ser utilizados os 3 campos combinados.

ID Campo: BT-22
Nome Campo: Identificador do código AT, da certificação do programa de faturação.

ID Campo: BT-22
Nome Campo: Chave do documento (Hash) do SAF-T (PT).

ID Campo: BT-22
Nome Campo: Texto descritivo da certificação do programa de faturação.

Exemplo:
#NUMBER@ATCERTIFIEDPROGRAM#nº 234567#
#HASHCODE@ATCERTIFIEDPROGRAM#CFTR#
#DESCRIPTION@ATCERTIFIEDPROGRAM#sistema certificado na AT#

5.7. Na Norma não existem campos para colocar a informação de retenções. Onde devo incluir esta informação?

Utilizar o campo de Notas, com regras específicas.
No campo "Descritivo textual da categoria de retenção na fonte aplicada ao subtotal" deve ser colocada a % da retenção.
Devem ser utilizados os 3 campos combinados.

ID Campo: BT-22
Nome Campo: Descritivo textual da categoria de retenção na fonte aplicada ao subtotal.

ID Campo: BT-22
Nome Campo: Montante de retenção na fonte do respetivo subtotal.

ID Campo: BT-22
Nome Campo: Categoria e código de retenção na fonte aplicada ao respetivo subtotal.

Exemplo:
#WITHHOLDINGTAXDESCRIPTION@WITHHOLDINGTAX-001#IRS#
#WITHHOLDINGTAXAMOUNT@WITHHOLDINGTAXTOTAL-001#100.00#
#WITHHOLDINGTAXTYP@WITHHOLDINGTAX-001#IRF#

5.8. Por vezes é necessário indicar informação setorial específica, por cada linha da fatura (ex: Matrícula de um veículo, n.º de telemóvel da linha, etc…). Como deve ser enviada esta informação de uma forma estruturada?

Utilizar o campo Tipo e Valor da propriedade adicional, com regras específicas.

ID Campo: BT-160
Nome Campo: Tipo da propriedade adicional do item da linha do documento.

ID Campo: BT-161
Nome Campo: Valor da propriedade do item da linha do documento.

5.9. Na nota de crédito que pretendo emitir, para cada linha tenho uma fatura relacionada distinta. Como devo proceder para enviar essa informação de uma forma estruturada?

Utilizar o campo Tipo e Valor da propriedade adicional, com regras específicas.

ID Campo: BT-160 e BT-161
Nome Campo: Estrutura que permite indicar o número de referência da fatura associada à linha do documento.

Exemplo (BT-160):
#ID@INVOICEDOCUMENTREFERENCE@BILLINGREFERENCE-001#<

5.10. Não existe um campo que indique o código do motivo de isenção por linha e respetiva descrição. Como devo enviar esta informação?

Utilizar o campo Tipo e Valor da propriedade adicional, com regras específicas.

ID Campo: BT-160 e BT-161
Nome Campo: Código do motivo, que possa levar a que o montante contemplado na linha do documento, esteja isento de imposto.

ID Campo: BT-160 e BT-161
Nome Campo: Descrição textual do motivo, que possa levar a que o montante contemplado na linha do documento, esteja isento de imposto.

Exemplo (BT160):
#TAXEXEMPTIONREASONCODE@CLASSIFIEDTAXCATEGORY#
#TAXEXEMPTIONREASON@CLASSIFIEDTAXCATEGORY#

5.11. O Cliente pretende o envio na fatura do item do compromisso associado à linha do documento. Como devo enviar esta informação?

Utilizar o campo Tipo e Valor da propriedade adicional, com regras específicas.

ID Campo: BT-160 e BT-161
Nome Campo: Item do compromisso associado à linha do documento.

Exemplo (BT160):
#LINEID@COMMITMENTLINEREFERENCE#

5.12. Pretendo enviar um grupo de faturas para um Cliente, que estão englobadas num extrato mensal enviado em conjunto com as faturas. Como devo refletir esta informação nas faturas?

Deve ser utilizado o campo Número de Projeto para o envio do N.º do documento que agrupa as várias faturas, em cada uma das faturas enviadas isoladamente.
Deve também enviar em anexo a cada fatura, ou só numa delas, esse documento agrupador (ex: relação valorizada, extrato de conta, etc...).
Pode também enviar uma propriedade adicional com o N.º de Documentos que estão incluídos no documento Multifaturação.

ID Campo: BT-11
Nome Campo: Número do Projeto.

ID Campo: BT-22
Nome Campo: Tipo da propriedade adicional do documento(name)./Valor da propriedade adicional do documento(value).

Exemplo (BT-22):
#ADDITIONALPROPERTY#NUM_DOCS_PROJETO#20#

5.13. O Cliente pretende o envio do n.º do contrato na fatura. Onde devo enviar esta informação?

Utilizar o campo Número de contrato.

ID Campo: BT-12
Nome Campo: Número do contrato.

5.14. O Cliente pretende o envio do n.º da nota de encomenda na fatura. Onde devo enviar esta informação?

Utilizar o campo Número da nota de encomenda, de cabeçalho ou de linha.

ID Campo: BT-13 e BT-132
Nome Campo: Número da nota de encomenda.

5.15. O Cliente pretende o envio do n.º do acordo quadro na fatura. Onde devo enviar esta informação?

Utilizar o campo Número do acordo quadro.

ID Campo: BT-17
Nome Campo: Número do acordo quadro.

5.16. O Cliente pretende o envio do n.º do compromisso na fatura. Onde devo enviar esta informação?

Utilizar o campo Número do compromisso, ou de cabeçalho, ou por linha.

ID Campo: BT-19 e BT-133
Nome Campo: Número do compromisso.

5.17. Em que campos devo incluir o imposto de selo, relativo a uma fatura?

Deverá aplicar uma propriedade BOL, nos valores dos impostos.

ID Campo: N/A
Nome Campo: TaxScheme (apenas no UBL).

5.18. Na Norma não existem campos específicos para indicar a Entidade/Referência para pagamento ATM. Como devo proceder para incluir esta informação?

Deverá preencher a informação dos campos identificados para o efeito.

ID Campo: BT-81
Nome Campo: Descrição da entidade a pagamento do documento por ATM.

Exemplo:

#DESCRIPTION@ATMPAYMENT#Valor total do documento#

ID Campo: BT-82
Nome Campo: Descrição do detalhe de pagamento do documento por ATM.

Exemplo:

#ENTITY@ATMPAYMENT#12345#

ID Campo: BT-83
Nome: Descrição da referência a pagamento do documento por ATM.

Exemplo:
#REFERENCE@ATMPAYMENT#!#01234566#

5.19. Na Norma não existem campos específicos para indicar o DUC para pagamento. Como devo proceder para incluir esta informação?

Deverá preencher no campo Descrição da referência a pagamento do documento por DUC.

ID Campo: BT-81
Nome Campo: Código do Tipo de Pagamento por DUC

Exemplo: 30 (Credit transfer) ou OU

ID Campo: BT-83
Nome Campo: Descrição da referência a pagamento do documento por DUC.

Exemplo:
#REFERENCE@DUCPAYMENT#123 456 789#

5.20. Na fatura a enviar ao cliente, é necessário incluir 2 referências multibanco, com valores a pagamento diferente (ex: incluir pagamentos de faturas anteriores), pagamento de acordo com extrato. Como devo proceder?

Na norma não existe essa possibilidade. Deve indicar os dados de pagamento diferentes dos dados da fatura específica como notas tipificadas. Os 4 campos devem ser utilizados em conjunto.

ID Campo: BT-22
Nome Campo: Descrição da entidade a pagamento do documento por ATM.

ID Campo: BT-22
Nome Campo: Descrição da referência a pagamento do documento por ATM.

ID Campo: BT-22
Nome Campo: Descrição do montante a pagamento do documento por ATM.

ID Campo: BT-22
Nome Campo: Descrição do texto descritivo a pagamento do documento por ATM.

Exemplo:
#ENTITY@ATMPAYMENT-001#12345#
#REFERENCE@ATMPAYMENT-001#012345678#
#AMOUNT@ATMPAYMENT-001#3264.10#
#DESCRIPTION@ATMPAYMENT-001#Valor da fatura + valor em dívida de fatura anterior#

5.21. Atendendo, quer à dispersão geográfica de algumas entidades públicas, quer às estruturas centralizadoras de várias entidades públicas, existe a necessidade de identificar na fatura o local de entrega diferente da morada da sede. Como devo proceder?

Devem ser preenchidos os campos identificados na estrutura do local de entrega.

ID Campo: BG-15
Nome Campo: Morada do Local de Entrega.

5.22. Em alguns setores de atividade (ex: eletricidades), o preço unitário dos produtos/serviços têm valores com várias casas decimais. Dado que a norma só permite até 3 casas decimais, como deveremos proceder para enviar a informação corretamente?

De forma a evitar problemas de arredondamentos em valores com várias casas decimais, indicamos como melhor prática a multiplicação dos valores do preço unitário e quantidade base por 1000, ou um valor superior, se necessário.

ID Campo: BT-146
Nome Campo: Preço unitário.

ID Campo: BT-149
Nome Campo: Quantidade base.

5.23. Em alguns setores de atividade específicos, é necessário efetuar acertos positivos ou negativos em linhas ou no cabeçalho da fatura. Na Norma só tenho a possibilidade de indicar descontos ou encargos. Como devo enviar esta informação?

Utilizar os campos "Representação textual do encargo ou desconto", quer de cabeçalho, quer de linha, indicando a informação "Acerto positivo"(encargos) ou "Acerto negativo" (descontos).

ID Campo: BT-97
Nome Campo: Representação textual do desconto.

ID Campo: BT-104
Nome Campo: Representação textual do encargo.

ID Campo: BT-139
Nome Campo: Representação textual do desconto da linha do documento.

ID Campo: BT-144
Nome Campo: Representação textual do encargo da linha do documento.

5.24. Como devo indicar que a fatura em causa é um adiantamento referente a uma fatura a emitir posteriormente?

Deve indicar essa informação no campo invoice type code, com o código respetivo 386 - Adiantamento.

ID Campo: BT-3
Nome Campo: Código que identifica o tipo funcional do documento.

5.25. Nos cenários de negócio da minha atividade, necessito de aplicar descontos. Como devo aplicar descontos de preço? Como devo aplicar um desconto comercial? Como devo aplicar um desconto num item específico?

Ver excel anexo Simulador cenários descontos.

5.26. Que regras devo considerar no controlo de qualidade da informação a enviar na Fatura Eletrónica?

A Norma publicada no sítio da internet da eSPap contém a informação dos campos a considerar e respetivas regras associadas a cada campo. No entanto, temos regras que cruzam valores de vários campos e, para esses casos, devem consultar o ponto 5 do documento.

A implementação destas regras do lado do Fornecedor permitirá a redução de erros no envio da informação.

5.27. Como devo indicar que o documento a enviar é uma fatura recibo?

Essa informação deverá ser apresentada no campo InvoiceTypeCode, que contém a opção "FR", correspondente à Fatura-recibo.

ID Campo: BT-3
Nome Campo: Código que identifica o tipo funcional do documento.

5.28. Pretendo enviar uma fatura com meio de pagamento débito direto. Que campos devo preencher?

Deverá preencher a informação dos campos da estrutura BG-19: Dados de Pagamento - Informação de Débito Direto.

ID Campo: BT-81
Nome Campo: Código identificador do método de pagamento.
Exemplo: 49 (Direct debit) ou TR

ID Campo: BT-89
Nome Campo: Identificador exclusivo atribuído pelo Beneficiário para referenciar o mandato de débito direto (Nº Mandato).

ID Campo: BT-90
Nome Campo: Identificador do credor designado pelo banco.

ID Campo: BT-59
Nome Campo: Nome da entidade que recebe o pagamento.

ID Campo: BT-91
Nome Campo: A conta a ser debitada pelo débito direto.

5.29. Existem 2 schemas na norma técnica, INVOICE (fatura) e CREDITNOTE (nota de crédito). Em que situações deveremos utilizar cada um destes schemas?

Deverão utilizar o schema INVOICE nos seguintes tipos de documento:
380 - Fatura, 383 - Nota de débito, 386 - Fatura de adiantamento, 389 - Auto-faturação, FT - Fatura, emitida nos termos do artigo 36.º do Código do IVA, FS - Fatura simplificada, emitida nos termos do artigo 40.º do Código do IVA, FR - Fatura-recibo, ND - Nota de débito, RP - Prémio ou recibo de prémio, CS - Imputação a co-seguradoras, LD - Imputação a co-seguradora líder, RA - Resseguro aceite.

Deverão utilizar o schema CREDITNOTE nos seguintes tipos de documento
381 - Nota de crédito, NC - Nota de crédito, RE - Estorno ou recibo de estorno.

No caso das Notas de débito, deverá ser incluído o campo BT-25.

ID Campo: BT-3
Nome Campo: Código que identifica o tipo funcional do documento.

5.30. A Norma Europeia permite o envio de um documento do tipo INVOICE com valores a negativo. No CIUS-PT podemos enviar faturas a negativo?

Não. Apesar da Norma Europeia o permitir, a Legislação Portuguesa não o permite.
Ver Despacho n.º 8632/2014 do Diretor Geral da Autoridade Tributária e Aduaneira, ponto 2.2.6.

5.31. É possível incluir mais do que uma retenção no documento?

Sim. Os 3 campos criados para o efeito apresentam um número sequencial que deverá ser utilizado no caso de existir mais do que uma retenção (ex: 001, 002, …).

5.32. Para que servem os campos estruturados das notas (BT-22)?

Relativamente ao campo BT-22, podemos ter a seguinte utilização:
a) - Texto livre
b) - Nome / valor (campo com regras customizadas)
c) - Moeda Estrangeira (campo com regras customizadas, onde é obrigatório a utilização dos 2 campos em conjunto - Moeda e taxa de câmbio)
d) - Período por extenso (campo com regras customizadas)
e) - Certificado da AT (campo com regras customizadas, onde é obrigatório a utilização dos 2 campos em conjunto - código AT e HASH). Este campo está classificado como recomendado.
f) - Retenção (campo com regras customizadas, onde é obrigatório a utilização dos 3 campos em conjunto - código, montante e descrição)
g) - 2 ª Referência Multibanco para valores em extrato (campo com regras customizadas, onde é obrigatório a utilização de pelo menos 3 campos em conjunto - Entidade, referência e Montante. O campo descrição é facultativo)

5.33. Como poderei identificar, no campo BT-125 (documento anexado em formato binário), se o anexo que está a ser enviado no XML é a representação em PDF do documento do Fornecedor ou um anexo complementar?

Deve ser utilizado o campo BT-123 (Descrição do documento anexado). As regras são:
- Se representação do documento original do Fornecedor - colocar "INVOICE_REPRESENTATION" ou "CREDITNOTE_REPRESENTATION
- Se anexo, colocar "ATTACHMENT"

ID Campo: BT-123
Nome Campo: Descrição do documento anexado.

5.34. O Campo BT-10 Referência do Cliente deve ser utilizado em que contexto?

Existem diversos campos estruturados na Norma, que devem ser corretamente aplicados, como por exemplo o n.º compromisso, n.º contrato, acordo quadro.
O campo BT-10 deverá ser utilizado para colocar outro tipo de referência combinada com o cliente, conforme sugerido na Norma Europeia (e.g. contact ID, department, office id, project code).
Campos que possam ser utilizados de uma forma mais estruturada, devem ser enviado no campo BT-22, com Nome e Valor.

(ver FAQ 5.36)

Descrição do documento anexado

ID Campo: BT-10
Nome Campo: Referência do Cliente.

5.35. Podem ser enviadas várias datas de vencimento na fatura?

Não. Apenas é possível indicar uma data de vencimento.
Contudo, apesar desta informação, as entidades irão considerar a data de vencimento, tendo em conta a data de receção do documento, conforme Decreto-Lei n.º 62/2013 de 10/05.

ID Campo: BT-9
Nome Campo: Data de vencimento do documento.

5.36. O meu Cliente pretende o envio do n.º do cabimento no documento de faturação. Onde devo inserir esta informação?

Por norma, é o n.º do compromisso que é fornecido pela Entidade Pública ao Fornecedor, e que se torna obrigatório pela legislação (Decreto-Lei n.º 84/2019 de 28/06). No entanto, e em complemento, a Entidade Pública também poderá enviar ao Fornecedor o n.º do cabimento, sendo que não existe nenhum campo estruturado para o mesmo.
Deverá ser colocado como Propriedade Adicional do documento.

ID Campo: BT-22
Nome do Campo: Tipo da propriedade adicional do documento(name)./Valor da propriedade adicional do documento(value).

Exemplo:

#ADDITIONALPROPERTY#CABIMENTO#1234567890#

5.37. O fornecedor pretende enviar um ID que identifique univocamente a transação enviada (antigo UUID), esse ID deve ser enviado nas mensagens de estado. Como a Norma não contempla o UUID, onde deve enviar esta informação?

O campo BT-18 permite identificar um ID de transação único, utilizando a propriedade "AIM" (Reference number applying to one specific transaction), identificada na lista de códigos UNTDID1153[6].

ID Campo: BT-18
Nome do Campo: Identificador do processo de registo de entrada do documento.

Exemplo:
    <cac:AdditionalDocumentReference>
        <cbc:ID schemeID="AIM">2342342423423423</cbc:ID>
    </cac:AdditionalDocumentReference>

Nota: caso seja enviado algum documento anexo, deve ser incluído numa tag isolada, e não dentro da tag onde é indicado o "AIM".

5.38. O fornecedor pretende enviar na fatura informação sobre as propriedades do serviço e/ou do bem - termos específicos do negócio, para a qual não existe um campo standard (ex. n.º de série, n.º do contador, matrícula, cor). Como proceder?

Os campos a serem utilizados para transmitir esta informação estão nas linhas e denominam-se por "AdditionalItemProperty". Quando comuns a todas as linhas, sugere-se a sua repetição. Existe uma lista de recomendações por setores de atividade. Esta estruturação no XML irá permitir a interpretação por uma máquina e garantir a integração direta no sistema do Cliente.

ID Campo: BT-160 e BT-161
Nome do Campo: Tipo/Valor da propriedade adicional do item da linha do documento.

Exemplo:
            <cac:AdditionalItemProperty>
                <cbc:Name>NUM CONTADOR</cbc:Name>
                <cbc:Value>1234567890</cbc:Value>
            </cac:AdditionalItemProperty>

5.39. Existem algumas regras por setor de atividade?

Sim, a eSPap compilou algumas práticas e sugestões de campos para as propriedades adicionais que visam caracterizar os bens e/ou serviços numa perspetiva de negócio. O cumprimento desta nomenclatura irá permitir padronização setorial e a implementação de automatismos que visam acelerar o processo de conferência e pagamento.

ID Campo: BT-160 e BT-161
Nome do Campo: Tipo/Valor da propriedade adicional do item da linha do documento.

Exemplo setor Eletricidade:
            <cac:AdditionalItemProperty>
                <cbc:Name>NUM CONTADOR</cbc:Name>
                <cbc:Value>1234567890</cbc:Value>
            </cac:AdditionalItemProperty>

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