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FAQ - Questões Frequentes Fatura Eletrónica

1. Entidades Públicas
2. Fornecedores
3. Regras e Formatos
4. Microportal FE-AP

1.1. Quem está obrigado a receber e processar faturas eletrónicas?

São obrigados a receber e processar faturas eletrónicas todos os organismos públicos (enquanto contraentes públicos) referidos no artigo 3.º do Código dos Contratos Públicos (CCP).

Inserem-se no conceito de contraente público:

as entidades adjudicantes referidas no n.º 1 do artigo 2.º do CCP;
as entidades abrangidas pelo n.º 2 do artigo 2.º do CCP, quando os contratos por estas celebrados sejam qualificados, pelos outorgantes, como contratos administrativos, ou submetidos a um regime substantivo de direito público;
quaisquer entidades que celebrem contratos no exercício de funções materialmente administrativas.

Exemplos de contraentes públicos: as Direções-Gerais e Regionais, a Presidência da República, os Institutos Públicos, as Regiões Autónomas, as Autarquias Locais, as Entidades Administrativas Independentes, o Banco de Portugal, entre outras.

1.2. Qual o prazo para receção e processamento de faturas em formato eletrónico?

Os organismos públicos são obrigados a receber e processar faturas eletrónicas desde:

18 de abril de 2019, Estado (administração direta e órgãos de soberania) e institutos públicos, conforme resulta do n.º 1 do artigo 9.º do CCP;
18 de abril de 2020, restantes contraentes públicos referidos no artigo 3.º do CCP: Regiões Autónomas; autarquias locais; entidades administrativas independentes; Banco de Portugal; fundações públicas; associações públicas; e outras entidades abrangidas.

Estas entidades são obrigadas a receber e processar os documentos eletrónicos, no modelo que respeita os requisitos definidos pela norma europeia, para todos os cocontratantes que os submetam.

1.3. Quem está obrigado a emitir faturas eletrónicas?

Os fornecedores da AP, enquanto cocontratantes, são obrigados a emitir faturas eletrónicas no âmbito da execução de contratos públicos, conforme artigo 299.º-B do CCP.

Os cocontratantes podem ser entidades privadas ou entidades públicas desde que estejam abrangidas por contratos públicos.

1.4. Quais os contratos públicos onde não é exigida a emissão de fatura eletrónica?

As exceções previstas para não exigência de fatura eletrónica, nos contratos públicos, resultam de compras ao abrigo de:

procedimento por ajuste direto simplificado (n.º 3 do artigo 128.º do CCP, na redação que lhe é dada pela Lei n.º 30/2021 de 21/05);
contrato declarado secreto ou acompanhado de medidas especiais de segurança (n.º 2 do artigo 299.º-B do CCP).

1.5. Na execução de contratos por ajuste direto, é obrigatório emitir fatura eletrónica?

Sim, nos casos em que as faturas resultam de procedimento por ajuste direto (regime geral) e quando as entidades são vinculadas à solução FE-AP, ou tenham aderido voluntariamente à solução.

Consultar a lista atual de organismos a utilizar a solução FE-AP.

Nos casos em que as faturas resultam de procedimento por ajuste direto simplificado, ao abrigo do n.º 3 do artigo 128.º do CCP, não é obrigatória a emissão, receção e processamento de faturas em formato eletrónico.

1.6. Quem pode utilizar a solução FE-AP fornecida pela eSPap?

A solução para implementação da Fatura Eletrónica na Administração Pública (FE-AP) fornecida pela eSPap, no âmbito dos Serviços Partilhados de Finanças, pode ser utilizada por todos os organismos da AP, enquanto contraentes públicos, conforme modelo de governo definido pelo Decreto-Lei n.º 123/2018, de 28/12.

Os fornecedores da AP, enquanto cocontratantes, acedem ao portal B2AP (Business to AP) e enviam documentos de faturação eletrónica para o portal da solução FE-AP.

1.7. Qual o prazo para emissão de faturas eletrónicas, pelas entidades públicas?

O prazo para as entidades públicas, enquanto entidades cocontratantes, emitirem documentos de faturação eletrónica é alargado até 31 de dezembro de 2022, de acordo com o n.º 3 do artigo 9.º do CCP, na redação que lhe é dada pelo artigo 2.º do Decreto-Lei n.º 123/2018, de 28/12, alterado pelo Decreto-Lei n.º 14-A/2020, de 7 de abril, pelo Decreto-Lei n.º 104/2021, de 27 de novembro e pelo Decreto-Lei n.º 42/2022, de 30 de junho.

Assim, as entidades públicas, quando agem como fornecedoras da AP ao abrigo do CCP (enquanto entidades cocontratantes), são obrigadas a emitir documentos de faturação eletrónica a partir de 1 de janeiro de 2023.

1.8. Qual o valor legal das faturas assinadas e transmitidas pela eSPap?

Os sistemas de faturação, que emitem documentos financeiros através da eSPap, são responsáveis pela assinatura dos documentos transmitidos.

A eSPap assegura o repositório desses documentos, executa a validação segundo as regras da norma CIUS-PT e transmite-os, via canal de integração, para os seus clientes.

1.9. Como é que os organismos da AP podem manifestar interesse na solução FE-AP?

O processo de adesão à solução FE-AP é feito por etapas e é acompanhado pelos Serviços Partilhados de Finanças. Neste sentido, encontra se disponível abaixo o Onboarding de Entidades Públicas, bem como o respetivo manual, com indicação de todas as etapas necessárias para adesão à solução FE-AP inbound.

As entidades que pretendem manifestar interesse no serviço de emissão e/ou transmissão de faturas eletrónicas para as Administrações Públicas (FE-AP outbound), ou tenham dúvidas relacionadas com o procedimento de onboarding de Entidades Públicas, devem submeter um pedido de apoio sobre fatura eletrónica no formulário abaixo.

1.10. Como se formaliza o processo de adesão dos organismos da AP?

Para os organismos da AP a adesão à solução FE-AP é efetuada mediante celebração de contrato de adesão, entre o organismo e a eSPap, de acordo com os n.ºs 3 e 4 do artigo 3.º do Decreto-Lei n.º 123/2018, de 28/12, conjugado com os n.ºs 1 e 2 do artigo 15.º do Decreto-Lei n.º 117-A/2012, de 14/06.

Com a celebração do contrato de adesão a eSPap fica mandatada para agir por conta e em nome do organismo público cliente, no que respeita aos serviços alvo do contrato de adesão, para efeitos do n.º 8 do artigo 3.º do Decreto-Lei n.º 123/2018, de 28/12, alterado pelo Decreto-Lei n.º 14-A/2020, de 7/04.

Para iniciar o processo de adesão à solução FE-AP inbound siga o processo de Onboarding de Entidades Públicas:

1.11. Qual o valor a pagar pela solução FE-AP ou pelo Microportal?

O valor a pagar pela utilização da solução de faturação eletrónica desenvolvida e fornecida pela eSPap será aprovado por despacho do membro do Governo responsável pela área das finanças, conforme previsto no n.º 6 do artigo 3.º do Decreto-Lei n.º 123/2018, de 28/12.

Antes da aprovação a eSPap não irá cobrar qualquer montante pela utilização da solução FE-AP ou pela utilização do Microportal, nem aos organismos da AP, enquanto contraentes públicos, nem aos fornecedores da AP, enquanto cocontratantes.

1.12. Como visualizar os documentos eletrónicos emitidos pelos fornecedores da AP?

Aceder ao portal da FE-AP e usar as credenciais de acesso em "Iniciar sessão / Ir para a área privada".

No menu de Apoio encontra todo o suporte necessário para navegar no portal da FE-AP de forma rápida e intuitiva.

1.13. As entidades públicas podem recusar-se a aceitar faturas em formato PDF?

Sim, se forem emitidas por grandes empresas. Apesar dos despachos do Secretário de Estado dos Assuntos Fiscais que flexibilizam as obrigações fiscais, nomeadamente o Despacho 49/2022 de 24/05, as grandes empresas são obrigadas a emitir faturas eletrónicas, desde 01 janeiro de 2021, de acordo com a norma europeia.

Para as restantes empresas e entidades públicas, enquanto cocontratantes, o prazo para emissão de faturas eletrónicas foi alargado para 01 de janeiro de 2023.

1.14. Quais os fornecedores aderentes à solução FE-AP?

Consulte a lista atual de fornecedores aderentes à solução FE-AP (em produção), atualmente a enviar faturas e documentos retificativos em formato eletrónico, disponível também na homepage do portal da FE-AP.

Esta lista é atualizada quinzenalmente.

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2.1. Quem está obrigado a emitir faturas eletrónicas?

Os fornecedores da AP, enquanto cocontratantes, são obrigados a emitir faturas eletrónicas no âmbito da execução de contratos públicos, conforme artigo 299.º-B do CCP.

Os cocontratantes podem ser entidades privadas ou entidades públicas desde que estejam abrangidas por contratos públicos.

2.2. Quais os contratos públicos onde não é exigida a emissão de fatura eletrónica?

As exceções previstas para não exigência de fatura eletrónica, nos contratos públicos, resultam de compras ao abrigo de:

procedimento por ajuste direto simplificado (n.º 3 do artigo 128.º do CCP, na redação que lhe é dada pela Lei n.º 30/2021 de 21/05);
contrato declarado secreto ou acompanhado de medidas especiais de segurança (n.º 2 do artigo 299.º-B do CCP).

2.3. Na execução de contratos por ajuste direto, é obrigatório emitir fatura eletrónica?

Sim, nos casos em que as faturas resultam de procedimento por ajuste direto (regime geral) e quando as entidades são vinculadas à solução FE-AP, ou tenham aderido voluntariamente à solução.

Consultar a lista atual de organismos a utilizar a solução FE-AP.

2.4. Qual o prazo para emissão de faturas eletrónicas, pelas grandes empresas?

As grandes empresas são obrigadas a emitir documentos de faturação eletrónica desde 01 de janeiro de 2021, conforme resulta do n.º 3 do artigo 9.º do Decreto-Lei n.º 111-B/2017, de 31/08, na redação que lhe é dada pelo artigo 2.º do Decreto-Lei n.º 123/2018, de 28/12, alterado pelo Decreto-Lei n.º 14-A/2020, de 7 de abril.

São consideradas grandes empresas, nos termos da Recomendação 2003/361/CE, da Comissão Europeia, de 6 de maio de 2003, aquelas que empregam mais de 250 pessoas ou têm volume de negócios anual superior a 50 milhões de euros ou balanço total anual superior a 43 milhões de euros.

2.5. Qual o prazo para emissão de faturas eletrónicas, pelas PME ou microempresas?

O prazo para as pequenas, médias e microempresas emitirem documentos de faturação eletrónica é alargado até 31 de dezembro de 2022, de acordo com o n.º 3 do artigo 9.º do CCP, na redação que lhe é dada pelo artigo 2.º do Decreto-Lei n.º 123/2018, de 28/12, alterado pelo Decreto-Lei n.º 14-A/2020, de 7 de abril, pelo Decreto-Lei n.º 104/2021, de 27 de novembro e pelo Decreto-Lei n.º 42/2022, de 30/06.

Assim, PME e microempresas são obrigadas a emitir documentos de faturação eletrónica a partir de 1 de janeiro de 2023.

São consideradas micro, pequenas e médias empresas, nos termos da Recomendação 2003/361/CE, da Comissão Europeia, de 6 de maio de 2003:

Microempresa - emprega menos de 10 pessoas e tem volume de negócios anual ou balanço total anual igual ou inferior a 2 milhões de euros;
Pequena empresa – emprega menos de 50 pessoas e tem volume de negócios anual ou balanço total anual igual ou inferior a 10 milhões de euros;
Média empresa - emprega menos de 250 pessoas e tem volume de negócios anual igual ou inferior a 50 milhões de euros ou balanço total anual igual ou inferior a 43 milhões de euros;

2.6. Qual a diferença entre entidades vinculadas e entidades voluntárias?

O modelo de governação definido pelo Decreto-Lei n.º 123/2018, de 28/12, prevê que a solução FE-AP fornecida pela eSPap, no âmbito dos Serviços Partilhados de Finanças, possa ser utilizada por todas as entidades públicas mediante adesão voluntária, sendo a administração direta do Estado e os institutos públicos considerados organismos vinculados.

Ou seja, as entidades vinculadas são obrigadas a aderir à solução FE-AP enquanto as entidades voluntárias têm autonomia para aderir ou não à solução. Para os fornecedores da AP não há diferenças no relacionamento com as entidades públicas vinculadas ou voluntárias.

2.7. Os fornecedores da AP são obrigados a emitir faturas eletrónicas em 2022?

Sim, no âmbito de processos de contratação pública, ao abrigo do CCP, salvo nos casos de procedimento por ajuste direto simplificado ou contrato declarado secreto.

Para as grandes empresas a obrigatoriedade para emitir faturas eletrónicas vigora desde janeiro de 2021. Para os restantes fornecedores da AP, o prazo para adaptarem os seus sistemas e passarem a emitir faturas eletrónicas foi alargado até 31 de dezembro de 2022. Assim, para as PME, microempresas e entidades públicas, enquanto cocontratantes, que ainda não emitem faturas eletrónicas, é recomendado que iniciem os projetos de adaptação o mais brevemente possível.

O prazo para as entidades públicas receberem as faturas em formato eletrónico, de acordo com a norma europeia, terminou em 2020. Por conseguinte, qualquer fornecedor da AP, independentemente da sua dimensão, que já esteja apto para emitir faturas eletrónicas segundo a norma, pode emitir e a entidade é obrigada a aceitar, desde que seja emitida no formato CIUS-PT.

2.8. Quem pode utilizar a solução FE-AP fornecida pela eSPap?

Os fornecedores da AP, enquanto cocontratantes, acedem ao portal B2AP (Business to AP) e enviam documentos de faturação eletrónica para o portal da solução FE-AP.

2.9. Como é que os fornecedores da AP podem aderir à solução FE-AP?

Para iniciar o envio de documentos de faturação eletrónica para a solução FE-AP os fornecedores da AP, enquanto cocontratantes, devem consultar as Normas Técnicas e Funcionais disponíveis no site da eSPap.

Os organismos da AP quando atuam como fornecedores da AP (cocontratantes ao abrigo do CCP) podem seguir as indicações constantes na FAQ 1.9, para manifestar interesse no serviço de emissão e/ou transmissão de faturas eletrónicas para as Administrações Públicas (FE-AP outbound).

2.10. O que é o Portal B2AP?

O portal Business to AP – Portal B2AP – destina-se a apoiar os fornecedores da AP, enquanto cocontratantes, no acompanhamento da entrega e evolução dos estados dos documentos de faturação eletrónica enviadas para a solução FE-AP.

2.11. O que é o Microportal FE-AP?

O Microportal é uma aplicação simplificada, fornecida pela eSPap, para transmissão manual de documentos eletrónicos.

Permite que os pequenos fornecedores da AP, que emitem menos de 250 documentos por ano, possam enviar documentos eletrónicos para os seus clientes, quando são entidades públicas aderentes à solução FE-AP, recorrendo ao formato CIUS-PT.
Para utilizar o Microportal, no pedido de adesão à solução FE-AP, aquando do preenchimento do questionário de Adesão de Fornecedores à FE-AP, o fornecedor deve selecionar a opção "Sim", no ponto 1.3.

2.12. Os fornecedores são obrigados a emitir faturas eletrónicas no seu ERP?

Não é obrigatório que os fornecedores da AP possuam um sistema contabilístico que emita documentos de faturação em formato eletrónico, de acordo com a norma europeia (CIUS-PT). Caso o fornecedor não tenha capacidade interna para desenvolver os formatos definidos na norma europeia poderá consultar um parceiro tecnológico para esse efeito.

Os organismos da AP quando aderem ao serviço de emissão e/ou transmissão de faturas eletrónicas para as Administrações Públicas (FE-AP outbound) ficam com a garantia de emissão de documentos de faturação em formato eletrónico de acordo com a Norma Europeia.

2.13. Qual o valor a pagar pela solução FE-AP ou pelo Microportal?

2.14. Após os Despachos do SEAF, as faturas emitidas em PDF são aceites pela AP?

No âmbito dos contratos públicos, as entidades públicas não podem aceitar faturas em PDF, emitidas por grandes empresas, desde janeiro de 2021, salvo nos casos de procedimento por ajuste direto simplificado ou contrato declarado secreto.

Para as PME e microempresas o prazo para emissão de faturas eletrónicas foi alargado até 31 de dezembro de 2022, conforme n.º 3 do artigo 9.º do CCP, na redação que lhe é dada pelo artigo 2.º do Decreto-Lei n.º 123/2018, de 28/12, alterado pelo Decreto-Lei n.º 14-A/2020, de 7 de abril, pelo Decreto-Lei n.º 104/2021, de 27 de novembro e pelo Decreto-Lei n.º 42/2022, de 30/06.

Assim, a partir de 01 de janeiro de 2023, as entidades públicas deixam de poder aceitar faturas emitidas em PDF no âmbito do CCP, apesar dos despachos do Secretário de Estado Adjunto e dos Assuntos Fiscais que flexibilizam as obrigações fiscais, nomeadamente o Despacho 49/2022 de 24/05.

2.15. Quais os organismos públicos a utilizar a solução FE-AP?

Pode consultar a lista atual de organismos a utilizar a solução FE-AP, atualizada quinzenalmente.

As entidades já aderentes à solução FE-AP (FE-AP inbound) estão a rececionar faturas e documentos retificativos em formato eletrónico.

2.16. Como proceder quando o fornecedor tem uma nova entidade pública cliente?

Após o onboarding inicial do fornecedor, caso a empresa venha a prestar serviços a novos contraentes públicos, que já utilizam a solução FE-AP, não há necessidade de nenhum procedimento adicional.

Com a adesão ao portal da FE-AP, o fornecedor fica apto a enviar faturas eletrónicas para todas as entidades que constam na lista de entidades públicas aderentes à solução FE-AP, mesmo que estas não constassem da lista enviada pelo fornecedor no formulário inicial.

2.17. Os fornecedores da AP são obrigados a assinar documentos enviados para entidades AP?

Sim. Todos os documentos enviados pelos fornecedores da AP para as entidades aderentes à FE-AP devem ser assinados através de um selo digital ou certificado digital válido.

Apenas os documentos validados são aceites no repositório da eSPap.

2.18. Como corrigir informação num questionário de Adesão de Fornecedores já submetido?

Caso haja necessidade de corrigir informação, num questionário de Adesão de Fornecedores já submetido, deve ser enviado um pedido de retificação através da ferramenta de pedidos de apoio:

2.19. Se o fornecedor pertence a um grupo de empresas, como pode aderir à solução FE-AP?

Quando o grupo representa várias empresas, no preenchimento do questionário de Adesão de Fornecedores à FE-AP, deve identificar as várias entidades fiscais (denominação social, NIF, morada sede, código postal e capital social), no ponto 1.2.

Quando os pedidos de adesão são efetuados em momentos distintos, mas a empresa pertence ao mesmo grupo, deve ser submetido um novo questionário. No entanto pode, em simultâneo, ser submetido um pedido de apoio com informação de que o pedido de adesão desta entidade fiscal pertence ao grupo já aderente à solução FE-AP.

2.20. Se o fornecedor não completou o processo de adesão à FE-AP, como pode retomar?

Nos casos em que o processo de adesão foi submetido há mais de 6 meses, o fornecedor deve iniciar um novo processo de Adesão de Fornecedores à FE-AP.

Caso a interrupção tenha ocorrido há menos de 6 meses, o fornecedor poderá submeter um pedido de informação à equipa de projeto:

2.21. Os documentos eletrónicos podem ser enviados por vários canais de envio?

O envio de documentos eletrónicos, para as entidades públicas aderentes à solução FE-AP, só pode ser efetuado por um único canal de envio.

No entanto, os fornecedores da AP poderão utilizar canais de envio diferentes, quando transmitirem documentos eletrónicos para entidades públicas vinculadas a diferentes plataformas.

2.22. Quais os canais de transferência (EDI) para envio de documentos para a solução FE-AP?

Os canais de transferência eletrónica de dados (EDI) disponíveis para envio de documentos eletrónicos para a solução FE-AP são:

Webservices – em que o sistema de faturação comunica diretamente com a solução FE-AP, sem necessidade de um operador tecnológico (Broker). A assinatura dos documentos (xml) é obrigatória, usando a norma xmlDSig (extensão XAdES-BES versão 1.3.2) standard com um certificado digital qualificado ou um selo digital qualificado;
Protocolo AS2 – em que a ligação à solução FE-AP se faz através de um operador tecnológico (Broker). A assinatura dos documentos (xml) é facultativa dado que já é usada no protocolo de transporte (S/MIME e certificados X.509).

2.23. É possível alterar o canal de envio de documentos eletrónicos para as entidades FE-AP?

Os fornecedores da AP podem alterar o canal atual de transmissão de documentos eletrónicos para entidades aderentes à FE-AP, de manual para eletrónico ou de eletrónico para manual. No entanto, só pode ser utilizado um canal de envio para as entidades públicas aderentes à solução FE-AP.

Para submeter um pedido de alteração de canal deve ser preenchido um pedido de apoio, com a retificação da informação enviada no questionário de Adesão de Fornecedores:

2.24. Existe algum validador de documentos enviados disponível online?

Todas as faturas enviadas permitem receber, de imediato, as respostas do controlo de qualidade, seja em produção ou em qualidade.

Nos casos de insucesso no envio, juntamente com a mensagem de estado são enviados os erros que ocorreram no controlo de qualidade, incluindo os erros de semântica.

2.25. Como proceder na fase de testes, antes de passar a produção?

Após pedido de adesão devem ser seguidas as indicações da equipa de projeto para efetuar os testes e posteriores validações.

O pedido de passagem a produção faz-se com a submissão do questionário de passagem a produção – consultar versão pdf, através de um link enviado, nesta fase, pela eSPap.

Em caso de dúvida efetuar pedido:

2.26. Como proceder caso a adesão de fornecedores esteja mais demorada do que previsto?

Depois de verificar as etapas do processo de Adesão de Fornecedores à FE-AP caso o fornecedor pretenda esclarecer alguma dúvida ou aferir o estado do processo de adesão, deve contactar a equipa de projeto por pedido de apoio:

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3.1. Fatura eletrónica nos contratos públicos, o que É?

Fatura eletrónica é uma fatura que foi emitida, transmitida e recebida num formato eletrónico estruturado que permite o seu tratamento automático e eletrónico, conforme redação no n.º 1, artigo 2.º, da Diretiva n.º 2014/55/UE, do Parlamento Europeu e do Conselho, de 16 de abril de 2014, relativa à faturação eletrónica nos contratos públicos.

A faturação eletrónica exige que os dados sejam criados com uma estrutura correta (definida por um modelo standard europeu) e, depois disso, que seja enviada do sistema do vendedor para o do comprador. Desta forma, a fatura pode ser importada automaticamente para o sistema da entidade pública, sem necessidade de inserção manual.

A fatura eletrónica utiliza um sistema de intercâmbio de dados, denominado EDI, em que é transmitido um ficheiro estruturado de dados para posterior tratamento automatizado.

Não há qualquer obrigatoriedade da fatura eletrónica ser transmitida em conjunto com um documento PDF. O fornecedor não tem essa obrigação. E tal iria desvirtuar a lógica subjacente ao tratamento eletrónico. Existem fornecedores que optam por enviar um anexo em PDF, como complemento ao documento eletrónico desmaterializado, para facilitar a conferência, contudo tal não constitui qualquer obrigatoriedade.

Os sistemas que rececionam estas faturas eletrónicas, a cargo do cliente, previamente à contabilização no sistema contabilístico, e de modo a agilizar a conferência é que disponibilizam uma funcionalidade de geração de um PDF. Fazem a extração dos dados da fatura eletrónica desmaterializada e geram um PDF, uma forma legível que permite a sua interpretação. Estes documentos em PDF devem ter uma marca de água com um texto que indique "o presente documento constitui a imagem autentica da fatura em formato eletrónico".

3.2. Fatura eletrónica nos contratos públicos, o que NÃO É?

Não é considerado fatura eletrónica, por não respeitar as normas europeias, o envio de uma fatura a um cliente, em formato PDF, por correio eletrónico (e-mail).

Os seguintes documentos também não são considerados faturas eletrónicas nos contratos públicos:

Faturas não-estruturadas emitidas em PDF ou Word;
Imagens de faturas, em formato jpg, tiff ou outro;
Faturas não-estruturadas em HTML, numa página web ou num e-mail;
OCR – Optical Character Recognition (digitalização de faturas em papel);
Faturas em papel enviadas como imagens, via fax.

3.3. Qual o modelo de fatura eletrónica a adotar?

De acordo com a Portaria n.º 289/2019, de 5 de setembro, o modelo de dados semânticos proposto para a Norma Portuguesa – CIUS-PT – bem como a lista de sintaxes a que devem respeitar os documentos de faturação eletrónica, estão disponíveis nas Normas sobre Fatura Eletrónica.

O modelo cumpre a Norma Europeia EN 16931-2017, de 28 de junho de 2017 do Comité Europeu de Normalização, disponibilizada através do Instituto Português da Qualidade.

3.4. Quais os níveis de assinatura a utilizar na emissão de documentos para a FE-AP?

Existem vários níveis de assinatura que deverão ser utilizados de acordo com o âmbito da emissão de documentos para a FE-AP:

Na comunicação/transmissão - somente o protocolo AS2 requer o uso de uma assinatura específica a aplicar ao nível do protocolo de transporte, recorrendo-se para tal a S/MIME e usando certificados X.509. A autenticação é feita através da comparação das chaves públicas e privadas tanto do emissor como do recetor. No caso dos serviços, é usada a autenticação JTW através de token. Para obtenção do token devem ser usadas as credenciais fornecidas pela equipa de suporte da eSPap.
Nos documentos - deverá aplicar a assinatura ao nível do documento usando a norma xmlDSig (extensão XAdES-BES versão 1.3.2) standard com um certificado digital qualificado ou um selo digital qualificado.

A assinatura ao nível do documento é obrigatória para comunicações via Webservices, no entanto, torna-se facultativa no caso de comunicações via Protocolo AS2, dado que já é usada ao nível do protocolo de transporte (S/MIME e certificados X.509).

3.5. Podem ser enviadas faturas com valores a negativo, no formato CIUS-PT?

Não. Apesar da Norma Europeia permitir a emissão de documentos do tipo invoice com valores a negativo, a legislação portuguesa não permite - conforme ponto 2.2.6. do Despacho n.º 8632/2014 de 03/07, do Diretor Geral da Autoridade Tributária e Aduaneira.

3.6. Como consultar exemplos práticos de casos de uso em UBL2.1?

Estão disponíveis casos de uso CIUS-PT, com exemplos práticos de preenchimento de documentos de faturação na representação sintáxica UBL2.1 em:

Norma Técnica CIUS-PT > Casos de uso.

3.7. A Norma não contém a moeda Original do documento nem a taxa de câmbio, quando o país de origem tem uma moeda diferente da moeda de faturação. Onde colocar este campo?

Utilizar o campo de Notas, com regras específicas. Devem ser utilizados os 2 campos combinados.

ID Campo: BT-22
Nome Campo: Moeda original do documento, quando a sua origem é um país estrangeiro.

3.8. Para determinados setores de atividade, é necessário o envio de informação específica, que não está contemplada em campos da Norma. Como devo proceder? Ex: Matrículas, consumos de eletricidade, etc…

Estão disponíveis boas práticas para envio de informação específica, por setor de atividade:

Norma Técnica CIUS-PT > Boas práticas por setor de atividade.

3.9. Não existe nenhum campo para indicar a informação de certificação do programa de faturação. Onde devo colocar esta informação?

Utilizar o campo de Notas, com regras específicas. Devem ser utilizados os 3 campos combinados.

ID Campo: BT-22
Nome Campo: Identificador do código AT, da certificação do programa de faturação.

ID Campo: BT-22
Nome Campo: Chave do documento (Hash) do SAF-T (PT).

ID Campo: BT-22
Nome Campo: Texto descritivo da certificação do programa de faturação.

Exemplo:
#NUMBER@ATCERTIFIEDPROGRAM#nº 234567#
#HASHCODE@ATCERTIFIEDPROGRAM#CFTR#
#DESCRIPTION@ATCERTIFIEDPROGRAM#sistema certificado na AT#

3.10 Na Norma não existem campos para colocar a informação de retenções. Onde devo incluir esta informação?

Utilizar o campo de Notas, com regras específicas.
No campo "Descritivo textual da categoria de retenção na fonte aplicada ao subtotal" deve ser colocada a % da retenção.
Devem ser utilizados os 3 campos combinados.

ID Campo: BT-22
Nome Campo: Descritivo textual da categoria de retenção na fonte aplicada ao subtotal.

ID Campo: BT-22
Nome Campo: Montante de retenção na fonte do respetivo subtotal.

ID Campo: BT-22
Nome Campo: Categoria e código de retenção na fonte aplicada ao respetivo subtotal.

Exemplo:
#WITHHOLDINGTAXDESCRIPTION@WITHHOLDINGTAX-001#IRS#
#WITHHOLDINGTAXAMOUNT@WITHHOLDINGTAXTOTAL-001#100.00#
#WITHHOLDINGTAXTYP@WITHHOLDINGTAX-001#IRF#

3.11. Na Norma não existem campos específicos para indicar o DUC para pagamento. Como devo proceder para incluir esta informação?

Deverá preencher no campo Descrição da referência a pagamento do documento por DUC.

ID Campo: BT-81
Nome Campo: Código do Tipo de Pagamento por DUC

Exemplo: 30 (Credit transfer) ou OU

ID Campo: BT-83
Nome Campo: Descrição da referência a pagamento do documento por DUC.

Exemplo:
#REFERENCE@DUCPAYMENT#123 456 789#

3.12. Na fatura a enviar ao cliente, é necessário incluir 2 referências multibanco, com valores a pagamento diferente (ex: incluir pagamentos de faturas anteriores), pagamento de acordo com extrato. Como devo proceder?

Na norma não existe essa possibilidade. Deve indicar os dados de pagamento diferentes dos dados da fatura específica como notas tipificadas. Os 4 campos devem ser utilizados em conjunto.

ID Campo: BT-22
Nome Campo: Descrição da entidade a pagamento do documento por ATM.

ID Campo: BT-22
Nome Campo: Descrição da referência a pagamento do documento por ATM.

ID Campo: BT-22
Nome Campo: Descrição do montante a pagamento do documento por ATM.

ID Campo: BT-22
Nome Campo: Descrição do texto descritivo a pagamento do documento por ATM.

Exemplo:
#ENTITY@ATMPAYMENT-001#12345#
#REFERENCE@ATMPAYMENT-001#012345678#
#AMOUNT@ATMPAYMENT-001#3264.10#
#DESCRIPTION@ATMPAYMENT-001#Valor da fatura + valor em dívida de fatura anterior#

3.13. Atendendo, quer à dispersão geográfica de algumas entidades públicas, quer às estruturas centralizadoras de várias entidades públicas, existe a necessidade de identificar na fatura o local de entrega diferente da morada da sede. Como devo proceder?

Devem ser preenchidos os campos identificados na estrutura do local de entrega.

ID Campo: BG-15
Nome Campo: Morada do Local de Entrega.

3.14 Como devo indicar que a fatura em causa é um adiantamento referente a uma fatura a emitir posteriormente?

Deve indicar essa informação no campo invoice type code, com o código respetivo 386 - Adiantamento.

ID Campo: BT-3
Nome Campo: Código que identifica o tipo funcional do documento.

3.15. Nos cenários de negócio da minha atividade, necessito de aplicar descontos. Como devo aplicar descontos de preço? Como devo aplicar um desconto comercial? Como devo aplicar um desconto num item específico?

Ver excel anexo Simulador cenários descontos.

3.16. Pretendo enviar uma fatura com meio de pagamento débito direto. Que campos devo preencher?

Deverá preencher a informação dos campos da estrutura BG-19: Dados de Pagamento - Informação de Débito Direto.

ID Campo: BT-81
Nome Campo: Código identificador do método de pagamento.
Exemplo: 49 (Direct debit) ou TR

ID Campo: BT-89
Nome Campo: Identificador exclusivo atribuído pelo Beneficiário para referenciar o mandato de débito direto (Nº Mandato).

ID Campo: BT-90
Nome Campo: Identificador do credor designado pelo banco.

ID Campo: BT-59
Nome Campo: Nome da entidade que recebe o pagamento.

ID Campo: BT-91
Nome Campo: A conta a ser debitada pelo débito direto.

3.17. É possível incluir mais do que uma retenção no documento?

Sim. Os 3 campos criados para o efeito apresentam um número sequencial que deverá ser utilizado no caso de existir mais do que uma retenção (ex: 001, 002, …).

3.18. Como poderei identificar, no campo BT-125 (documento anexado em formato binário), se o anexo que está a ser enviado no XML é a representação em PDF do documento do Fornecedor ou um anexo complementar?

Deve ser utilizado o campo BT-123 (Descrição do documento anexado). As regras são:
- Se representação do documento original do Fornecedor - colocar "INVOICE_REPRESENTATION" ou "CREDITNOTE_REPRESENTATION
- Se anexo, colocar "ATTACHMENT"

ID Campo: BT-123
Nome Campo: Descrição do documento anexado.

3.19. O Campo BT-10 Referência do Cliente deve ser utilizado em que contexto?

Existem diversos campos estruturados na Norma, que devem ser corretamente aplicados, como por exemplo o n.º compromisso, n.º contrato, acordo quadro.

O campo BT-10 deverá ser utilizado para colocar outro tipo de referência combinada com o cliente, conforme sugerido na Norma Europeia (e.g. contact ID, department, office id, project code).

Campos que possam ser utilizados de uma forma mais estruturada, devem ser enviados no campo BT-22, com Nome e Valor.

Descrição do documento anexado

ID Campo: BT-10
Nome do Campo: Referência do Cliente.

3.20. O meu cliente pretende o envio do n.º do cabimento no documento de faturação. Onde devo inserir esta informação?

Por norma, é o n.º do compromisso que é fornecido pela Entidade Pública ao Fornecedor, e que se torna obrigatório pela legislação (Decreto-Lei n.º 84/2019 de 28/06). No entanto, e em complemento, a Entidade Pública também poderá enviar ao Fornecedor o n.º do cabimento, sendo que não existe nenhum campo estruturado para o mesmo.
Deverá ser colocado como Propriedade Adicional do documento.

ID Campo: BT-22
Nome do Campo: Tipo da propriedade adicional do documento(name)./Valor da propriedade adicional do documento(value).

Exemplo:

#ADDITIONALPROPERTY#CABIMENTO#1234567890#

3.21. O fornecedor pretende enviar um ID que identifique univocamente a transação enviada (antigo UUID), esse ID deve ser enviado nas mensagens de estado. Como a Norma não contempla o UUID, onde deve enviar esta informação?

O campo BT-18 permite identificar um ID de transação único, utilizando a propriedade "AIM" (Reference number applying to one specific transaction), identificada na lista de códigos UNTDID1153[6].

ID Campo: BT-18
Nome do Campo: Identificador do processo de registo de entrada do documento.

Exemplo:
    <cac:AdditionalDocumentReference>
        <cbc:ID schemeID="AIM">2342342423423423</cbc:ID>
    </cac:AdditionalDocumentReference>

Nota: caso seja enviado algum documento anexo, deve ser incluído numa tag isolada, e não dentro da tag onde é indicado o "AIM".

3.22. Por vezes é necessário indicar informação setorial específica, por cada linha da fatura (ex: Matrícula de um veículo, n.º de telemóvel da linha, etc…). Como deve ser enviada esta informação de uma forma estruturada?

Utilizar o campo Tipo e Valor da propriedade adicional, com regras específicas.

ID Campo: BT-160
Nome Campo: Tipo da propriedade adicional do item da linha do documento.

ID Campo: BT-161
Nome Campo: Valor da propriedade do item da linha do documento.

3.23. Não existe um campo que indique o código do motivo de isenção por linha e respetiva descrição. Como devo enviar esta informação?

Utilizar o campo Tipo e Valor da propriedade adicional, com regras específicas.

ID Campo: BT-160 e BT-161
Nome Campo: Código do motivo, que possa levar a que o montante contemplado na linha do documento, esteja isento de imposto.

ID Campo: BT-160 e BT-161
Nome Campo: Descrição textual do motivo, que possa levar a que o montante contemplado na linha do documento, esteja isento de imposto.

Exemplo (BT160):
#TAXEXEMPTIONREASONCODE@CLASSIFIEDTAXCATEGORY#
#TAXEXEMPTIONREASON@CLASSIFIEDTAXCATEGORY#

3.24. O Cliente pretende o envio na fatura do item do compromisso associado à linha do documento. Como devo enviar esta informação?

Utilizar o campo Tipo e Valor da propriedade adicional, com regras específicas.

ID Campo: BT-160 e BT-161
Nome Campo: Item do compromisso associado à linha do documento.

Exemplo (BT160):
#LINEID@COMMITMENTLINEREFERENCE#

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4.1. O que é o Microportal FE-AP?

O Microportal é uma aplicação simplificada, fornecida pela eSPap, para transmissão manual de documentos eletrónicos.

4.2. Qual o valor a pagar pela solução FE-AP ou pelo Microportal?

4.3. Os documentos eletrónicos transmitidos pelo Microportal têm relevância fiscal?

Sendo um processo manual, é da responsabilidade do fornecedor da AP o correto preenchimento dos campos do formulário no Microportal, de acordo com o documento PDF anexado.

O documento com validade fiscal é o PDF assinado digitalmente e anexado.

4.4. Qual o link para aceder ao site do Microportal?

O acesso ao site do Microportal é feito pelo link: https://svc.feap.gov.pt/Doc-Espap-Suppliers-Client/public/login.

Para receber as credenciais de acesso o fornecedor da AP deve submeter previamente o pedido de adesão à solução FE-AP:

4.5. É possível usar o Microportal em simultâneo com outros portais?

Sim, o fornecedor pode usar vários portais em simultâneo. A utilização de diferentes portais de transmissão de documentos eletrónicos depende do local onde as entidades públicas clientes se encontram registadas.

Consulte a lista de entidades públicas aderentes à solução FE-AP, para onde poderá enviar documentos eletrónicos através do Microportal.

4.6. É possível alterar o canal de envio de documentos eletrónicos para as entidades FE-AP?

Para submeter um pedido de alteração de canal deve ser preenchido um pedido de apoio, com a retificação da informação enviada no questionário de Adesão de Fornecedores:

4.7. Como recuperar as credenciais de acesso ao Microportal?

Para recuperar as credenciais de acesso deve entrar no site do Microportal, escolher a opção Recuperar palavra chave / Recover password e identificar o e-mail do responsável pelo projeto de faturação eletrónica, indicado aquando do pedido de adesão à solução FE-AP.

4.8. Ainda não foram recebidas as credenciais de acesso ao Microportal, o que fazer?

Se o pedido de adesão de fornecedores ao Microportal já foi submetido mas ainda não foram rececionadas as credenciais de acesso, verificar:

Se foi encaminhado algum e-mail para a caixa de correio SPAM, proveniente da equipa SPFin.B2AP;
Em caso negativo, responda ao último e-mail recebido da equipa SPFin.B2AP com indicação que ainda não recebeu as credenciais de acesso ao Microportal.

4.9. Erro no Microportal “não foi possível alterar a palavra chave“, o que fazer?

Por razões de segurança a palavra chave / token para acesso tem algumas horas de validade, conforme indicado no e-mail recebido. Após esse tempo, o utilizador deve responder ao último e-mail recebido da equipa SPFin.B2AP e solicitar o envio de novas credenciais de acesso ao Microportal.

4.10. Como pesquisar a entidade pública da AP, a quem se destina a faturação eletrónica?

Após acesso ao Microportal, com as credenciais do fornecedor, a pesquisa para localizar a entidade da AP deve fazer-se pelo nome da entidade. A pesquisa pelo NIF da entidade ainda não está disponível.

Consulte na listagem o nome e o respetivo NIF das entidades públicas aderentes à solução FE-AP.

4.11. Como alterar o campo de e-mail no Microportal?

Os endereços de e-mail, do fornecedor e da entidade pública cliente, estão bloqueados para alteração no Microportal.

Caso haja necessidade de corrigir o e-mail ou outra informação, num questionário de Adesão de Fornecedores já submetido, deve ser enviado um pedido de retificação através da ferramenta de pedidos de apoio:

4.12. Existe algum automatismo para inserir várias linhas de uma fatura no Microportal?

Não. O Microportal é uma aplicação simplificada para transmissão manual de documentos eletrónicos. Cada linha do documento deve ser inserida manualmente.

4.13. Como editar um documento gravado como rascunho no Microportal?

Para voltar a editar um documento, gravado inicialmente como rascunho, basta clicar em cima da referência do documento. Como a referência é um link, o utilizador é reencaminhado para a edição do documento.

4.14. Erro ao gravar a fatura no Microportal, o que fazer?

Se, ao tentar gravar uma fatura, o portal devolver um erro verifique as informações inseridas. E se o erro permanecer, enviar um print com o erro através da ferramenta de pedidos de apoio, com referência ao Microportal na descrição da questão:

4.15. Onde encontrar informação sobre “hash assinatura” e “n.º certificação”?

As informações da certificação do programa da AT – Autoridade Tributária são obrigatórias e devem inserir-se no Microportal, em todas as faturas a submeter.
Podem ser retiradas do documento PDF em anexo, na mensagem "XXXX – Processado por programa certificado nr. YYYY", onde:

XXXX é o hash de assinatura;
YYYY é o número de certificação.

4.16. Qual a informação a colocar no local de entrega?

Para submeter um documento no Microportal é obrigatório preencher o campo do local de entrega.

Quando o local de entrega é igual à morada fiscal da entidade pública pode usar-se o botão "Usar dados do cliente". Nos casos em que é diferente deve-se preencher manualmente, por exemplo, no caso das forças armadas ou das forças de segurança.

4.17. Que informação colocar no período inicial / final de faturação?

Ao submeter uma fatura no Microportal pode indicar a que período se refere a faturação em causa. Por exemplo, no caso do consumo de água, o período inicial / final corresponde à data de início e de fim a que se refere o consumo do serviço.

Em caso de dúvida, pode ser preenchida a mesma data no período inicial e no período final.

4.18. Como corrigir uma fatura já enviada através do Microportal?

Quando a fatura enviada em anexo (PDF) não corresponde aos dados inseridos manualmente no Microportal, por exemplo, o local de entrega, a descrição dos produtos, ou outro, não é possível efetuar a correção da informação inserida no Microportal.

Para resolver a situação, o fornecedor deve solicitar à entidade pública que devolva a fatura para emissão de uma nota de crédito que a anule.

Posteriormente, deve enviar nova fatura, com outra referência, e preencher corretamente os campos do formulário no Microportal, de acordo com o PDF da nova fatura anexada.

GeRFiPGestão de Recursos Financeiros
SIGOGestão Orçamental do Estado
SIGORAAGestão Orçamental RAA
SIGORAMGestão Orçamental RAM
FE-APFatura Eletrónica na AP
B2APPortal Business to AP

Contactos SP FIN

e-mail: cc@espap.gov.pt (copiar para email)

telefone: (+351) 214 723 390